未来の数字をつくる管理事務員さん研修 2019.01.18

2019年01月18日

    本日は、管理事務員さん研修でした。

    ~管理事務員さんのシュミレーションが未来の数字をつくる~
    というタイトルを勝手につけました(笑)
    進行内容は以下のとおり

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    1.課題図書
    2.算数教室のおさらい

    3.変・固定費の削減活動報告
    4.見積、実行予算の共有
    5.日額表について

    1.課題図書「みをつくし料理帖~想い雲~」では、51jsea3bUwL._SX343_BO1,204,203,200_

    人が幸せになってくれたらいいなぁ・・・
    心から相手のことを考えることが本当のやさしさだと思う。

    主人公の澪とまわりの人たちのお互いを思いやる優しさに
    心が和みます。

    などの感想が発表されました、ほんとうに心が洗われます。

    澪の雲外蒼天(うんがいそうてん)の生き方が、

    生成化育を生業とする人たちに元気を与えてくれます。

    ※雲外蒼天:苦労に耐え努力すれば必ず雲の向こうには青い空が見えること

     

    2.算数教室のおさらいでは、

    損益の図のおさらいでは、

    受注時から完工時(工事が終わるとき)までの間が、

    利益を増やすチャンスだという説明がありました。

    受注時と完工時 管理事務員さん研修資料 2019.1.18

    与えられた売上のなかで、自分たちが創意工夫、実践して、

    粗利益を増やすことが、成長につながり、力をつけること。

    売上アップのお店と業績アップのお店を比べてみました。

    実行予算(いくらでおさめるか)を作成している会社は、

    受注した時点で予定の売上金額と粗利益額がわかります。

    売上アップのお店は、

    売上を上げることが目的なので、

    契約できたので、安心して気が抜けています。

    だから粗利益は契約時のまま。

    ややもすれば、

    天候の不順で工期が伸びたり、

    見積漏れで、追加工事が発生したりすると・・・ソレダメ!

    一方、業績アップのお店は、

    お客さまに喜んでもらい、

    利益を得てみんなが幸せになることが目的ですから、

    契約してここからがみんなの腕の見せどころ、力を出し合います。

    工事を終えた後、成果として支払うお金をおさえて粗利益が増え、

    残るお金が増えました。ソレマル!

    そのなかで、管理事務の業務でやることを確認しました。

     

    5.日額表についてでは、

    管理事務職の役割として、ここまでやってほしい!

    という日額表を使った利益管理の説明がありました。

    (工務の現場管理と管理事務の利益管理が両輪)

    ●日額は、会社の施工能力

    ●日額は、固定費(目標の粗利額)まかなう指針

    ●管理事務員さんは、今月の目標粗利額に対して、

    どこまでいっているのか?を日々把握しておくこと。

    ●日額表の数字が変われば何が変わるのかを知っておく、

    ①工期日数が変われば、日額の売上、粗利額が変わる

    ②変動費を削減すると、粗利が増え、粗利率が変わり、日額粗利額が変わる

    ③日額表の右下の粗利額が目標数字に対してどうなのか

    日額表事例

    ※図(日額表例)では右下が見えてませんが、ひと月の売上と粗利額の合計が表示されます。ここを見れば今やっている仕事でひと月の目標粗利益額がまかなえているかどうかがわかります。

     

    ●管理事務員さんの日額表を使っての業務

    ①日額表の空いたところへ「ここへ入れられませんか?」

    ②案件の工期が短くなったら空きができないか

    ③変動費の削減をおこなう

    ④今月の目標粗利額に不足している分をシュミレーションして、

    日額表に記入して社長、工務の人に見てもらう

    ※シュミレーション:まだ決まってないが、案件名、内容、売上、粗利、日数を
    日額表に記入すること(Excelで日付を記入して保存)、目標達成時の未来の姿

    ⑤日々の変更を日額表に入力して保存

    ※変動費の増減、工期日数の増減など最新のものにしておく

    ⑥工事が完了したら、当初の日額表と比較して削減、工期短縮など成果を伝える

    など実際に日額表を使って、月の目標粗利額を満たしていく体験をしました。

    今儲かっているのか?

    どれだけ不足しているのか?

    あとどれだけいけばいいのか?

    どうすれば埋まるのか?

    を経営者、営業、設計やプランナー、工務の人たちに見せて、
    やる気になってもらうことがとても大事なこと、未来を見せる作業。

    毎日、工程ボードと日額表を見ていないとできないこと。
    やっていくなかでどうすればいい、こうすればいいがたくさん出てきます。

    管理事務職の日額表を使った利益管理がいかに要(かなめ)かを学びました。

    また、月別の目標数字の達成がばらつく(波がある)ことへの質問がありました。

    アドバイスとして、

    ・季節指数として月別に落とし込む

    ・へこんでいる月の対策を考える

    ・売上を落とさない工夫をおこなう

    工夫の例として、

    自社でおこなえるもの、やりやすいもの、数が見込めるもの、

    ほかに負けないもの、利益率の良い仕事などからまごころ工事の例が紹介されました。

    最後のまとめで、

    ・目標数字に対して、アカンと思ったらそれで終わり

    ・シュミレーションしてやる気、動機づけをおこなう

    ・自分たちが自らで変化を起こしていくこと

    参加者から日額管理ができることで会社が良くなることに

    つながり、自分がやれるんだ、利益を生みだせるんだ!
    さっそくやってみたい!という嬉しそうな声があがりました。

    管理事務業務の日額表の運用は、

    業績アップの管理会計(未来の数字づくり)に欠かせないと思います。

    社員さんが自分たちで未来の数字をつくっていける!

    やっぱり業績アップは社員さんが主役です。

     

    生成化育の経営が経済の主流となり、
    中小企業に物心両面の幸せがもたらされますように