業務の目的が、みんな違っていた?!

2014年12月22日

    役割が変わった(アナログからデジタルの環境)

     

    印刷業は、労働集約型産業と言い切る印刷会社の社長さんと業績づくりに取り組んでいるところ。

    印刷業といってもやっていることはさまざまで、チラシやカタログ、パンフレットが得意な商業印刷さん、業務効率化のための伝票設計が得意な伝票・ビジネスフォーマット印刷さん、写真集などきれいな写真を復元するグラビア印刷さん・・・今に至るまで根っこはさまざま。これはおもしろい!

    目の前の印刷会社さんは、昔から伝票を手掛けているところで、思わず伝票って何?というところから整理してみた。

    昔は、企業が新たな業務を立ち上げる時に、お呼びがかかり、構成要素を聞きだし、それらをつなぎ、無駄の無いように流れをつくる、次の人へ内容を伝達するために、何をどこに書けば、わかりやすいか、それを設計して伝票という成果物になるところに醍醐味があったという。

    現場で記入された伝票は情報と事実のかたまり=データベースと言えるんでしょうね。

    アナログ時代の伝票というサービスから、デジタルの時代にはデータベースのサービスへ移行しているというのがわかり、自分達の意識も変えていかないといけない点で納得できた。

    それとひょっとして、自分達の社内体制も昔のままじゃなないの?!その疑問から、社内の生産性を観てみようということになった。

     

    案外書けない、仕事の流れ

     

    まずはじめに、自分達の仕事の流れを書き出してみることにした。

    これが案外難しい。普段やっていることが当たり前になっていて改めて考えないと項目が出てこないと人と、普段から業務のことを考えていると項目や要素が書ける人に分かれるようです。この方は、即座に5分類に分けて、37項目を書き出してくれた、凄い!同じ業種でも5行しか書けなかった人も居るのに・・・。

    社長が書き出した業務内容を一覧表にして、社員さん3名全員に、各業務の内容に対して目的を書き入れていただいた。

     

    業務の目的もバラバラ

     

    驚いたのは、3人全員が書いたほとんどの項目ごとの目的はバラバラだったのです。同じ名前の業務でも、人によって目的が異なるということ。

    一例をあげると「編集物校正のやりとり」という業務内容に対して

    Aさん:弊社組版したものに、追記・削除等修正、差替え指示をしてもらい、原稿を確定していく。また先方に目を通してもらいトラブルの無いようにする。

    Bさん:間違いのない製品を制作するため

    Cさん:顧客のイメージ通りになっているか確認するため

    という記入結果をいただいた。

    注意したいのが、Cさんの「顧客のイメージ通りになっているか確認するため」が目的という点。編集物の校正だから、原稿を確定する段階だということの意識がないから、お客様からこの後の工程でも修正が可能という印象を与えてしまう可能性がある。

    早速、みんなで、他の人の記入したものを見て意見交換して、統一した「仕事の流れ」「業務名称・内容・目的」を作成することになりました。

     

    同じ意識を持つこと=生産性向上

     

    日本政府は生産性向上を通じた業績づくりを情報処理技術(IT)を活用することを奨励しているが、そこで働く、要素をつなぐエネルギーを発揮する人が同じ意識を持って、業務にあたることが生産性向上にとても大事なことだと学びました。