業務効率化20%UPを目指せないか?!利益づくり(ITで生産性向上 事例)

2015年10月21日

    業界の生き残りは、付加価値20%UPか、業務効率20%UPするか。(業務の効率化事例)

    状況

    従来の業務請負中心から、地域密着型リフォーム事業で元請へシフトしている建築会社。
    営業、工務と管理と財務に役割が分担され業務をおこなっており、業務請負、元請の2つの体制で動いている。

     

    問題点

    ・各担当者は自分の領域の仕事の進捗管理をする為に、エクセルに表を作成して管理していた
    ・担当者別にエクセルがあり、同じ項目を各担当者が打込んでいた。入力間違いもあり集計が合わないことがある
    ・数回同じ項目を打込むロスで担当者間の連係がなされて居なかった
    ・高い品質管理のため帳票が充実しているが、社員さんが多忙なため打ち込む抜けがあり、業務の進捗管理が把握出来なかった
    ・業務の進捗管理が出来ないため、担当者の請求書発行漏れや、契約後に外注や仕入れ先から実行予算作成時に把握してなかった請求書が出てくるなど粗利や資金繰りに影響を及ぼすことがある
    ・金融機関へ提出する書類づくりに時間がかかって業務に支障をきたしている

     

    課題点

    ・各担当者が、必要な箇所に入力を一度すれば良いように出来ないか(二度打ちを止める)
    ・1つのデータを溜めたところから担当者ごとに見たい表(資料など)をフォーマット化することは出来ないか
    ・社員さんの入力処理時間を少なく出来ないか
    ・業務の進捗が一目でわかるように出来ないか(今現在の受付数、商談中数、見積提出数、契約書手交数、請求書発行未・済確認、入金金額・予定日、アフタフォロー時期、商談経過など)
    ・進捗管理と資金繰り表の連携が出来ないか

     

    取り組み

    ・情報共有化を図り、お客様名や住所、現場名等の基本共有項目をデータベース化する事で同じ項目の入局を限りなく削減した
    ・関係フローをつくり、営業、プランナー、工務、管理、財務の役割分担を明確にして、分業制を実施した
    ・業績UP改善委員会を設置して、変動費・固定費の削減に取り組む

     

    改善ポイント

    ・受付から、基本情報をデータベースに入力する事で、次の作業(行程)で必要な情報をデータベースから抽出して、新しい管理フォームに流し込み。追加項目のみを入力して作業の軽減を図り、コスト削減を目指す
    ・一元管理することで、資料や表づくりのダブリがなくなり、書類を探す時間も短縮され、固定費の削減につながった
    ・時短を実現することで、品質、施工管理のレベルが向上
    ・状況を把握することで、業務や資金の予測ができ、事前の準備が充実した
    ・無駄な業務が減ることで責任の所在が明確になり連携がとれるようになった(チームワークUP)

     

    生産性向上 評価(経済産業省項目)

    生産性向上(粗利向上)=顧客満足向上/効率化

    6つの軸
    〇科学的・工学的アプローチ
    〇プロセスの改善
    〇高付加価値化
    〇人材育成
    〇地域密着
    -国際展開