ホントに役立っている?成長している?を計るのが予実管理!?

2016年02月21日

    まだまだ勘と経験と勢いから抜けきれない勘君と先輩経営者の智慧人さんが、今日は目標数字の進捗について話をしています。

    そのまえに、難しそうに見える言葉の意味を知っておきましょう。

    【予実管理】って何?
    予算実績管理とも言います。予算と実績を比較してその達成率と達成の状況を検討して、
    目標に達していない場合にはその理由を明らかにし、新たに目標を達成するための対策を取り、目標達成を管理していくことです。

    【予算】って何?
    会社などの組織が、収入や支出に関して立てる計画のこと。予算はPDCAの「P=計画」のうちの数字的なもの。

    予実管理ってなんだか、嫌なイメージ

    ◎勘君:予算とか、実績とか聞くとノルマとか、頑張らなきゃとか、嫌なイメージしか出てこないですね。
    ●先輩:あらら、社長の勘君がそんなことを言ってちゃ良くないですね。
    ◎勘君:サラリーマン時代にはいつも営業会議で上司から詰められていましたからトラウマになってます。150%アップをめざせ!なんて言われてもどうやってやるの?っていつも思ってました。
    ●先輩:上司の方も会社やオーナーの都合で決まった数字を押し付けられて困っていたかもしれませんよ。
    ◎勘君:そうそう、よく僕たちに「言ったよね、150%アップって言ったよね」って確認してました(笑)
    ●先輩:それは大変でしたね。勘君のところはその嫌なイメージの予算、目標数字をつくっていますか?
    ◎勘君:ギクッ、いきなりですか!
    ●先輩:そんなに驚かないでください、勘君は、経営理念も決まってきましたし、理想のお客様も書き出すことができましたから、そろそろ未来の数字をつくる管理会計に取り組みたいと思っていました。

    目標数字の根拠が大事

    ◎勘君:未来の数字ですか?そんなイメージありませんでした、目標に対しての結果について怒られるものが予実、進捗管理じゃないのですね。
    ●先輩:そうです、勘君や私たちの仲間の会社さんは、ひとりでやっているところからせいぜい20人までの社員さんが働いているいわゆる小規模です。小さな会社の目標数字、予算のつくり方は、根拠が大事なのです。
    ◎勘君:う~ん、根拠って言われても・・・。マイナスにならないようにしているのと、やっぱり去年よりも良くしたいし・・・やっぱり根拠にならないですね。
    ●先輩:目標数字(予算)づくりの根拠は、自分たちの食い扶持である固定費です。勘君、固定費は何のためにありましたか?
    ◎勘君:ええっ、算数教室?業績アップの手順?に書いてあったような・・・あつ、思い出しました固定費は、売上をつくるためにものです!
    ●先輩:そうですね、今いる人、今あるもので力を発揮して売上をつくって、協力し合える仕入れ・外注さんに手伝ってもらい、粗利益をつくって固定費をまかなって営業利益を出して黒字になる好循環になります。
    ◎勘君:ちょっと待ってください、もう少し、ゆっくり、わかりやすく話してください。
    ●先輩:失礼しました、では目標設定から進捗管理(≒予実管理)の手順を話しますね。
    目標数字の設定するためにまずは、
    一番目、今かかっている固定費を洗い出して現状を把握します。
    二番目、自分たちの価値をあらわすために粗利率を決めます。
    三番目、固定費と粗利率から、最低限必要な年間の売上金額を出します。(損益分岐点売上のこと)
    四番目、損益分岐点売上につぎの準備に必要なお金(余剰金)をのせて年間の目標売上数字をつくります。
    五番目、年間の目標売上数字を月または週単位に割って落とし込みます。
    六番目、年間の行動計画をつくります。
    七番目、自分たちの価値でお客さんの成長を思い、シナリオをつくり実践します。※顧客管理から予算をつくるためにお客さんの未来に点を打って工程表に落とし込みます(予算工程表)
    八番目、週単位で営業の進捗会議をおこないます。※全員で粗利を追いかけます
    九番目、より一層、ひねりをくわえて創意工夫して実践します。
    十番目、達成を味わいます。※目標は達成するためにありますから月、週、日や部門別など細かく設定してまずは、一つずつみんなで分業、連携したことで達成を味わうことが大切になります。
    十一番目、創意工夫して達成したことで成長の証を実感します。
    十二番目、黒字化になり、自分たちの食い扶持の固定費をまかなう仕事ができたことで、お役立ちを確信します。未来をつくる進捗管理ループ
    ◎勘君:僕が思っていた進捗管理(≒予実管理)とはぜんぜん違ってました。お客さんの未来に点を打つことって、お客さんのやりたいこととか目的という意味ですよね。お客さんの目的をお手伝いすることが、自社の目的だということだと気づきました。お互いが成長する生成化育ですね。以前、営業循環図ツリーで習ったことを思い出しました。

    みんなで智慧を出し合い、承認すること

    ●先輩:よくおぼえてくれてましたね。進捗管理(≒予実管理)は、自分たちがどれだけお役立ち出来ているか、自分たちの成長を計る物差しみたいなものなのかもしれませんね。

    ◎勘君:自分たちの固定費(食い扶持)をまかなえているかどうかが基準だから、月次の収支でマイナスなら種まきがどのくらい足らないか、実が実っているのに気づかず収穫できていないのかと考えていくのですね。
    ●先輩:その通りです、自然に沿う農耕果樹園型は、お互いが成長しあう生成化育が働き、適者生存があてはまりますから、収支の数字をみながら種の仕入れの量、種を蒔く量、追い肥、剪定、追肥、摘花、収穫、お礼肥えのタイミング、量、さじ加減を様子をみながら話しかけて見守って育てることが大事になってきます。私たちとお客さんとの関係も同じですよね。
    ◎勘君:よくわかります。手順を間違えず、手を抜かず、みんなでひねりを加えて、創意工夫することが成長の糧になるような気がしました、お客さんが喜んでくれることを思うとなんだか力が湧いてきます。
    ●先輩:そうですね、みんなが得意な分野でそれぞれが持っている力を発揮して、連携が上手くいけば自然と固定費がまかなえるようになっています。
    ◎勘君:へぇ~、そうなんですね。これってどこの会社でも出来るのでしょか?
    ●先輩:昔と違って社長さんに向いているタイプが変わってきました。俺についてこい的なリーダーが率先してみんなを引っ張るスタイルから、みんなが幸せになるためにつながる環境づくりをおこなうスタイルが求められていますね。
    ◎勘君:そうですね、昔の社長さんって、会社は俺のもの、俺の力でやっているのだから、経費を使って高級車にのったり、ゴルフの会員権買ったり、自宅の車も会社名義にしたりして公私混同で自分のために会社のお金を使っている人が多かったですよね。そんな会社の社員さんは、社長の会社だからしかたないよねってぶら下がっている指示待ち人間になっていくから余計に進捗管理(≒予実管理)に智慧が出ないのでしょうね。
    ●先輩:上手いこといいますね、勘君は。みんなそれぞれが役割と目的を与えられていますから、会社の経営理念とつながっていれば自然と自分たちの価値を使って、お客さんに喜んでもらおうと智慧が出てきます。それをみんなで承認して動いて成果を出して自分たちのものになるから成長していきます。
    ◎勘君:ありがとうございました。システム思考経営が少しづつわかってきました。
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