直前にならないと支払金額がわからない!(ITで生産性向上 事例)

2015年10月22日

    管理物件が増加してきたので煩雑さを解消する必要が出てきた(業務の効率化事例)

    状況

    2000件超の管理物件を持つ不動産管理会社での退去後のリフォーム進捗管理の効率化を摸索 現在、別件管理システムが存在するもお客様の退去後のリフォームに置いて、見積依頼から、家主(オーナー)折衝、契約、施工、請求、支払の管理がエクセルの手作業で煩雑

    問題点

    ・リフォーム会社から請求書が届いてから支払処理事務処理が発生するため、請求書が手元にくるまで現状どれだけのリフォーム工事を発注しているのか?いくらの請求金額があるのか?が営業担当者ベースでしかわからず、経理担当者が把握しきれず資金繰りが面倒、バタバタしている

    課題点

    ・管理物件の入退去時の進捗管理が出来ないか ・営業担当者と経理担当者との進捗がリアルタイムで共有が出来ないか ・退去リフォーム費用の締め支払を事前にわかるように出来ないか ・現在のエクセルでの手作業を二度打ちしないように簡素化出来ないか

    取り組み

    ・退去の連絡があった時から、受付案件としてスタートし、経過の情報を入力することでデータベース化し一元管理 ・システム運用時の権限設定をおこない(編集、入力、閲覧)、共有を実施

    改善ポイント

    ・退去時の連絡から一元管理する事により、今後発生するリフォーム件数及び金額が事前に予測が可能。 待ちの体制から管理会計が可能 ・退去連絡を入力画面に打ち、各工程の進捗管理をする事で、全て計画的に準備を事前に進められる ・既存の物件管理システムと連携する事で、システム開発のコストを抑える事が可能

    生産性向上 評価(経済産業省項目)

    生産性向上(粗利向上)=顧客満足向上/効率化 6つの軸 ○科学的・工学的アプローチ ○プロセスの改善 ○高付加価値化 ―人材育成 ―地域密着 ―国際展開