丁寧な申し送りが、利益づくりにつながる 女性管理事務職 研修

2020年11月08日

    女性管理事務職さんのWeb会をおこないました。
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    建築屋さんとひとことで、言いますが、

    下請けと元請けでは、やっていることが異なります。

    女性の活躍ぶりも違ってきます。

    下請けさんの業務でいうと、受けた仕事を処理していくので、

    女性の業務は、事務処理が中心となり、呼び名が、事務員さん。

    元請けさんの業務は、仕事を創りだすことが加わるので、

    業務の範囲はグーンと広がり、事務処理にとどまらず、

    告知から、電話応対、接客、見積、管理などなど・・・

    だから、呼び名が、管理事務職さん。

    下の図は、地域密着の元請け建築屋さんの業務の流れを書いたものです。

    業務の流れ 建築篇

    まんなかに、いつも算数教室で勉強している損益の図があります。

    まわりを業務の流れがグルっと囲んでいて、

    みんなの業務と利益づくりが大きく関係していることを表しています。

    図を左側と右側に分けて見てみると、

    作業は、左の下にある案件づくりからはじまります。

    (ほんとうは、アフターフォローから既にはじまっています)

    お客さんからすると、あそこに建築屋さんがあるけれど、

    さて、どんな仕事をするんだろう?

    どんな特徴があるんだろう?

    どんな人たちがいるんだろう?

    と見ています。

    だから、

    自分たちはこんな団体で、

    こういう仕事が得意で、

    こんなメンバ-で、こういう雰囲気をもった会社ですよ。

    と、自分たちの特徴や強みを表現物にして、告知し、

    地域のお客さんと交わり、関心を持ってくれるから、

    お声がかかり、受付ができて、

    現場調査に伺い、営業することができます。

    だから、知ってもらうことはとても大切なことです。

    次に、プランと見積を出して、契約ができるから、

    右側の工事の準備にとりかかり、発注になります。

    工事にかかると、現場管理があり、

    完工したら、請求、入金確認をおこないます。

    こう見ると、左側の告知から営業、契約までが、

    けっこうパワーがいるところなのがわかります。

    ところが、下請けの建築屋さんは、左半分が要りません。

    発注先さんから、FAXが流れてきて、

    いきなり、右側の工事準備からはじめることになります。

    地域密着の元請け建築屋さんは、自分たちをしっかり出して、

    それに合う、ぴったりのお客さんとお仕事をしていくことなのです。

    だから、左側が重要になってきます。


    さて今日は、各会社で活躍している管理事務職さんに

    いま、がんばっているところを教えてもらいました。

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    Iさん

    今頑張っている仕事は、

    お客様からの案件の停滞をなくすこと、

    事務所にいてもできる現場管理をすることです。

    社長や営業担当者に任せっきりではなく案件の進捗状況の確認、

    営業担当者の現場状況の報告を聞いたらその場で工程ボードに書き込み、

    お客様からの問い合わせがあってもすぐ対応ができるようにしています。

    1つの業者さんで完了する工事などは、

    お客様と業者さんとに電話をして日にちを決め、営業担当者が動かなくても

    工事が完工できるようにしています。

    →ありがとうございます。

    上の業務の流れ図でいうと、受付から営業の営業進捗部分と

    現場管理の部分をがんばっていることがわかりました。


    Tさん

    今頑張ってることは、

    ご近所の知り合いのエンドユーザーさんからお声がかかったら、

    私が、現場調査に伺って、メーカーさんに助けてもらいながら見積をつくるところを

    がんばっています。

    →ありがとうございます。

    受付から営業の部分をがんばっていることがわかりました。


    Nさん

    今頑張っている仕事ですが、チラシの作成や新聞の作成です。

    ただ、これから一番頑張りたいと思っていることが、ホームページの更新で、

    現在模索中なので、そちらアドバイスも聞けたらお願いしたいと思います。

    宜しくお願い致します。

    →ありがとうございます。

    案件づくりのための告知物づくりですね。

    はじまりの部分なので、元請けにとってとても大切なところです、

    がんばってください。


    Nさん

    今力を入れているのは二つあります。

    一つめは、工事の依頼がいただけるようなチラシの制作です。

    まずは一つ完成しました。宅配ポストのチラシです。

    エリアの中でもどのあたりのお家、どういったターゲットなどを

    色々明確にして作りました。

    冬明けに外壁塗装のチラシのポスティングもしようということで、

    今外壁塗装について色々学んでいる最中です。

    二つ目はどう粗利をあげていくか。

    実行予算と実際の金額で粗利を照らし合わせて検証を始めました。

    そこで一番目立ったのは自社の施工。ほとんどの工事が見積もりよりも

    実際の人工の方が多いです。

    見積もりが問題なのか、施工の問題なのか。ここは社長と検討している最中です。

    →ありがとうございます。

    近隣にエリアを絞り、告知をがんばってくれていますね。

    現場管理には、工程管理と原価管理がありますが、それにも取り組んでいます。


    Kさん

    いま、がんばってる事は、とにかく工務さんに、

    納期などの連絡や発注時のミスなどないようにしてます。

    間違わないように私が現場に行って、状況確認などもさせてもらったりもしてます。

    見積、実行予算の作成も引き続きやっています。

    →ありがとうございます。

    工程管理、原価管理に力を入れているのがわかりました。


    管理事務職のみなさんは、

    業務の流れ図が頭になかに入っていると思います。

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    どの業務も必要な仕事ですが、

    大切なことは、一つ一つの仕事をお客さんの信頼を得ながら、

    完成させて、次の人に渡していく・・・

    それを受取った人は、完成させて、次の人に申し送っていく。

    自分は、今何を一所懸命になっているのか?

    次は何をしないといけないのか?

    ややもすると、目の前の作業でいっぱい、いっぱいになり、

    次のことが見えなくなります。

    この業務の流れ図をみて、自分の立ち位置をはっきりさせて、

    次に申し送る人は、だれで、こんなところまで、私がやっていると、

    次の人が作業に取り掛かりやすいだろうなぁと考えて、

    送っていただければうれしいです。


    最後に今日感じたことをみなさんから一言ずついただきました。


    自分のパートをがんばるのは意識があるけど

    連携が上手くいけるようにやりたい。


    業務の流れをみて、私が担当している広告がスタートなので、

    大事なところだと思っています。

    案件づくりの良いスタートができるようにかんばっていきたい。


    自分がやっていること、自分の動きが、

    図のなかの算数教室で学んでいる損益の図にリンクしているのが

    少しづつわかってきました。

    体質を変えていくとは、こういうことかと思います。


    今は、チラシをつくっています。

    今後は、営業活動にもなんらかのかたちで、やってみたい。

    見積実行予算もがんばっています。


    どこの人がかけても輪にならないので、

    あとの人の事を考えてやるとスムーズになると思います。


    みなさま、おつかれさまでした。

    次回からは、業務の流れ図の一つ一つを掘り下げて、行きたいと思います。