Access共有会#8 / 2023.4

システム（Access）を、現場で日々活用していただいているみなさま、ありがとうございます。Access共有会の内容を書き起こさせていただきましたので、各社さま振り返りにご活用ください。
※Access共有会（建設）は、CRC（クリエイティブリフォームサークル）の協力の元開発させていただいた工事管理システムを活用いただいている会社さまで、毎月1回zoomで集まって、社内の活用方法や工夫、独自の管理方法、などを共有しています。また、この場でちえじんからも、操作方法をはじめ、データベースの活用方法についてもお伝えさせていただいています。

今回参加者さま：D工務店 T己さん、W工務店 Ｗ尾K奈さん、I工房 Ｉ江さん、ちえじん　計6名

トピックス（こんなこと、あんなこと）

見やすい先行管理表、を心がけている（T己さん）

以前にいただいたアドバイスとして、
1.不確定案件（見込み日が過ぎている）の量が多い
2.保留案件が多い　
の項目について、改善策として、
→1.の対策：受付一覧フォームで契約見込み日を確認しながら、都度更新（不確定案件欄に表示させないように）
→2.の対策：社長がお客さんの所へ行ったときに、お声がけしてもらえるように検討中。その中で、「あれはもういいわ～」と言われたら、一旦失注扱いに。

Q.見積請求で明細を追加するとき、行の挿入はできる？（W尾K奈さん）

A. エクセルのように、間に挿入というのができないので、手入力で[層3]の数字を変更してもらう必要がある

Q.完工時までに見込を把握したい、良い活用方法はないか（W尾K奈さん）

工務の人が、現場が進む中で大工さんが追加で必要になったり、材料が追加になったりした際に、原価を都度入力している。完工時までにだいたいの見込みを読めるようにしているそう。ただ、現場がわからない人にとっては、明細の中で何が増えたのか、が把握しにくい。見込みを読むために、使いやすい方法があれば教えてほしい。

A. 工事中の枝番を取られて、工務の方が更新していくを検討されてはどうでしょうか

おそらく、都度入力するたびにバックアップを作成すると、バックアップの数がかなり多くなる。なので、工務さんが完工まで原価を都度入力されている場合は、途中経過なのであれば、それはそれで編集し続けてもいいように思う。基本は、見積時・契約時・発注時・完工時、の4段階の実行予算の差異を注意して見ているので、あまりにも細かく分けてバックアップを取ると、どれがどれだか分からなくなる可能性も・・・。工務さんが、工事が進む中でも、常に原価を意識しながらされているのは、ほんとうに素晴らしいことだと思います。

今、顧客管理を含めたシステムのカスタマイズ更新を依頼中（I江さん）

今までは主に一人（I江さん）が入力をしていたが、今後はパートさんや社内の人も使いやすいように、話し合いながらシステム更新内容の打合せ等も進めている

豆知識

日額表の年度更新の方法について

2023年1月　＞　日額表　ボタンクリック　をしたはずなのに、日額表エクセルに数字が反映されていない

上記のような場合、原因は主に2つ

A：日額表エクセルにデータが反映されている途中でエクセルシートを触ったり、Accessの他の操作をしている
＝データが反映されている途中で他の操作をすると、エラーが起こり、動作が停止することがある

B：日額表エクセルの年度が2023年に設定されていない（年度更新をしていない）

日額表の年度更新の手順については、こちらをご覧ください。

経営指標昨対4表（月別 OB様・新規様　契約件数・契約金額・粗利・平均単価）

① 関係するフィールド
契約、契約日（エクセルB列の月に入る）、契約金額、契約実行予算、OBor新規

② データの精査方法（経営指標昨対4表）
エクセルフォームで　年・月　を選択（確認したいデータの年月）
＞左側のナビゲーションウィンドウから、「クエリ」を選択
＞経営指標昨対7クエリをWクリック
＞経営指標昨対4表に表示されているデータの一覧が表示
＞年　の右横の▼をクリックして、年度を抽出
各フィールドの右横▼をクリックして、OBのみ表示　なども可能

③ エクセルで計算するところ（計算式・関数が入っている所）

④ おかしいとき“あるある”
・3表の月の契約件数と、4表の月の契約件数（OB様・新規様の合計）が異なる
考えられる原因：OB新規のフィールドがブランクになっている

経営指標昨対4表から何が見えて、わかってくるんだろう？！

新規様とOB様との比較がしやすい。平均単価が分かるのがおもしろい。（T己さん）

前年度のデータもあるので、去年との比較が分かる。OBさんと新規さんも分かれてるので、OBさんの割合とか、粗利がどのくらい違っているのかがわかりやすい。（W尾K奈さん）

引き合い件数が前年度と今年度で比較ができたり。平均単価が出ているので、来期はOBさんから大体何件あったら、いくらくらいが見込めるとかが分かる。新規様とOB様と比べると、粗利がOBさんの方が高いとか、新規さんは平均単価が高いけど件数は何件とか、割合なども見ていける。（I江さん）

データを活かそう！

お客さん別の受付件数、契約件数、受失注率、平均単価

Accessの操作手順
メイン画面　＞　履歴工事　＞　お客さん検索　＞　お客さんごとの履歴工事が表示

履歴工事表示画面にて、「Σ集計」機能を使う
履歴工事表示画面をクリック　
＞リボンのホームタブクリック
＞Σ集計　をクリック
＞履歴工事表示画面の一番下のレコードに　集計　が追加表示

請求金額の列の一番下の▼をクリックすると、合計・平均・カウント・・・・などが表示

・平均　をクリックすると、今までの請求金額の平均金額が表示
・受失注の数をカウントすると、受付件数に対しての受注率が分かる
・日付のフィールドで、範囲を指定すると、期間別での分析も可能
→過去〇年のうち、このお客さんから何回お声がけがあったのかがわかる

顧客ランクの設定の基準は？

私が入社した時には、社長が決めていたので、明確な基準は把握していない。ただ、金額の大きさとかではなくて、社長とお客さまとの関係性、気の合う方がVIPさんやAAAさんだと教えてもらった（T己さん）

まだ社内で設定していない状態。（W尾K奈さん）

今、I工房ではABCの3種類でランク分けをしていて、AがVIPさんのようなかんじで一番近いお客さん。最初の分け方は、工事の回数が何件以上が〇点、金額が何円以上が〇点、で合計〇点以上がAランク様のような感じで分けていたのが、徐々にその基準が変化してきて、今のAランクの基準が、お友達とか親戚の方に勧めてくださって、ご紹介してくださったお客さまだったり、たくさん工事をご依頼してくださっているけど、自分のお家だけの方はBとか。そんなことも含めて、年に1回は社内皆でランク分けを見直しをしている。Cランクの方は接点が少なかったりもするので、その方のことを知っている人が、社内にどんなお客さんかを伝えたり、その時に情報を共有している。（I江さん）