『工程ボード、日額表』の運用から粗利を増やす!女性管理事務職

2021年06月09日

    女性の管理事務職さんとWeb会をおこないました。
    営業循環図のなかの
    「工程ボード、日額表」の部分を学びました
    (下図のオレンジ線のところ)


    工程ボードの見方

    工程ボード 900*1800の大きさです。
    工務部がこれまで、さまざまな創意工夫して、
    現在の工程ボードが出来上がってきています。
    ボードに貼っているシートが、大きく3つにわかれています。
    ①黄色のマグネットシートは、本工事(10万円以上)
    ②白色のマグネットシートは、まごころ工事(10万円未満)
    各マグネットシートには、現場名、住所、工事名称を記入しています。
    ③付箋は、工務部が現場調査に行ったり、
    見積を届けたり、案件ではないものが、貼ってあります。

    一日のなかで、どの現場に、だれが入っていて、外注さんがどこに入っていて、
    工務部がどういう動きをするのかというのが、一日分の縦の一列をみれば、
    行動がわかるようになっています。
    黄色と白色シートの横に貼ってあるのが、
    うちは、大工さんが2名いますので、大工さんの名前と
    工務部の名前を書いたマグネットを貼ります。
    工事の当日以前、以後は、小さなマグネットを貼り、
    当日は、大きなマグネットを上から貼ります。
    業者さんの四角いマグネットは、
    入る現場の黄色、白色のマグネットシートの横に貼ります。
    赤い三角のマグネットは、工事完工予定日。
    これが、自社の工程ボードの見方になります。

    工程づくり

    次に、工程ボードを使っての工程づくりの流れを説明します。
    ご覧の工程ボートには、マグネットが何もついていません。
    営業サイドで、ほぼ決まる案件のマグネットシート(黄色、白色)を作成します。
    そのマグネットシートを営業と工務が相談しながら、どこに貼るかを相談します。
    見てわかるように、マグネットシートがまっすぐ貼っているものと、
    ななめに貼っているものがあります。
    まっすぐ貼っているものは、着工が決まっているものです。
    斜めに貼っているものは、お客さまのご意向とか、業者さんの予定など、
    まだ確定しないもので、自分たちの希望の日付のところに貼っています。

    空いているところ埋める

    このように工程ボードで、読めるところは、マグネットシートを貼っていきますが、
    ご覧のように、月の後半部分が空いているのがわかります。
    案件が決まっていないところが、ホワイトボードをみれば、一目瞭然でわかります。
    空いているところを埋めていく作業として、営業サイドがどのような営業進捗で、
    案件があって、早く決まるものは、どれなのか。
    空いている期間に入れられる工事は、何なのか?
    を営業と工務で話をしながら、決まりそうならば、
    その場でマグネットを書いて、準備をするのが、
    空いているところを埋める工程ボードの使い方です。

    外構工事で、10日から2週間かかる工事がある場合で、
    雨が続く天気予報があったとき、
    お客さまにも迷惑がかかるということで、了解を得て、着工日を先延ばしいたします。
    そうなると、外構工事を予定していた2週間が空くので、
    何を入れようかと営業と話をして、今持っている案件で、
    工期の短い案件で、外構工事の着工日までに終わる案件を
    入れるようにします。

    このように工程ボードのマグネットがあることで、
    一目で状態がわかるようになっています。

    ▶工程ボードの空いているところは、埋めなければ!
    ▶工程ボードは、毎日みんなが見ている!

    工程ボードを見ながら対応

    他にも、お客さまから「業者さんがまだ来ていない」とお電話をいただいた場合、
    工程ボードをみながら、業者さんに電話をして、状況をお客さまに伝えることができます。

    また、お客さまから水漏れなど緊急を要するお電話が入った場合、
    工程ボードを見ると誰も動けないことがわかるので、社長に相談して、
    社長自身が駆けつけることもできます。

    管理事務職としては、工務がどのような動きをしているのかを
    工程ボードで読み取るようにしています。

    工程ボードを使っての削減

    工程ボードを使っての削減ですが、
    クロス工事の例を紹介しますと、
    A様邸の工事が午前中に終わる見込みの場合、
    マグネットに現場住所が書いてありますので、
    現場住所から判断して、クロス屋さんに、午後、午後にお願いしたいと
    お伝えして、工事に入っていただくことがあります。

    自社大工の場合も、マグネットで工事内容と場所がわかるので、
    ここと、ここに入ってほしいと依頼することができます。

    アナログの良さ

    みなさん、工程ボードを使われていると思いますが、
    女性管理事務職さんが自分のなかで、身近に感じていただいて、
    工程ボードの意識を持っていただくというのが、大事だなぁと思います。

    自社では、工程ボードがないのは考えられません。
    もちろん、日額表も見ていますが、アナログの良さというのは、
    見た目ですぐにわかるのが良いと思うので、
    日額表と工程ボードの両方を活用しています。

    みなさんのアイデアのなかで、
    工程のなかで、着工の前、着工後のあいさつをマグネット貼っているのは、
    参考になりました。

    総評

    工程表は、毎日、入れ替えて、毎日、みんなで共有するというところが、
    一番大事なだと思いました。
    よく有りがちなのは、みんなが揃うのが、
    週に一度だから、そのときに工程を組んで、一週間分をおこなうなかで、
    工程表はそのままというのが、多いパターンだと思いますが、
    リフォームの場合、外構であるとか、仕事の進み具合というのが、
    変わってくる場合があるので、出来たら工程管理は、
    毎日、最新の情報、正確な情報を掲載して、毎日みんなが、共有するところが、
    めちゃくちゃ大事だと思います。
    誰か一人が、メインで管理して、それをみんなが見ておくとことが極めつけに大事です。
    この工程ボードを何十年と続けてやっているわけですが、どんどん改善をしていくことで、
    工期短縮、時短につながり変動費削減になります。

    感想

    毎日正確な情報が大事ということを受けて、
    自分自身が、今日は何があるのかというをしっかりと把握できていませんでした。
    お客さんからお電話があったときに、工程表を見て、
    自分がどんな行動をできるかということを今後考えていきたいと思いました。

    工程表は、一回決めて書いたらそれで終わりではなく、
    毎日入れ替えをして最新の情報を誰が見てわかるようにすることが、大事だと思ったので、
    わかる人が、頭のなかでわかっているのではなくて、
    誰が見ても、その人の正しい情報を反映できるようにしていきたい。

    工程表については、チラ見する程度ですが、
    まだ工夫する点、改善する点があると思いました。出来るところからやっていきたいと思います。

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