Access共有会#18/2024.2

システム（Access）を、現場で日々活用していただいているみなさま、ありがとうございます。Access共有会の内容を書きましたので、各社さま振り返りにご活用ください。

※Access共有会（建設）は、CRC（クリエイティブリフォームサークル）の協力の元開発させていただいた工事管理システムを活用いただいている会社さまで、毎月1回zoomで集まって、社内の活用方法や工夫、独自の管理方法、などを共有しています。また、この場でちえじんからも、操作方法をはじめ、データベースの活用方法についてもお伝えさせていただいています。

お仕事の流れ（営業循環図）のなかで、気になっているところ、バタバタしているところなどをみんなで話し合いながら、その部分の作業の流れと、関わっている“構成要素”を明らかにしていきたいと思います。現状を“数値化”し、“望ましい”状態の“数字”を目標として決め、改善したい“構成要素”に働きかけて、成果を“数字”で表していければ利益づくりに役立ちます。みなさんが、“数字”という根拠をもとに、業務の改善をおこない利益づくりに役立ててもらえればと思います。

今回参加者さま：D工務店 T己さん、W工務店 Ｗ尾K奈さん、I工房 Ｉ江さん、T工房K勝さん、ちえじん　計6名

トピックス（こんなこと、あんなこと）

▶見積請求フォームで“請求済ロック”は、何でしょうか？

▶受付伝票で問合せ欄に文字をたくさん入れた場合に、問合レポートに入らない。

営業循環図のなかの日にちのデータ化

「契約日から着工日」のデータを検証と改善（半年間～2024.7）
抽出条件は、着工予定日が、2024年1月の日付、契約☑のデータから、契約日から、着工予定日まで何日かかっているのか（工事の準備日数）を、契約金額の規模別（工事分類番号別）に抽出しています。

顧客ランクの分け方と定義

▶各社さんの顧客ランクの紹介

▶各社さん顧客ランクを決める理由と更新頻度

Accessの入力方法の紹介

受付伝票の入力項目から、書込みボタンクリック、問合せ管理表の出力まで

▶各社さんの打ち方を紹介

独自機能の使い方を紹介

感想

・顧客ランクのところで、ほかの他者さんがどうしているか気になっていたので、それを聞けてよかったです。

・うちの会社は画面を開く頻度が高いので、お客さんからいただいた情報などもっと充実させてアクセスを使っていきたいと思いました。他者さんの数字と自社と比べてみると比べることでなぜなのかなぁと振返りがまたできると思いました。

・ほかの会社さんのアクセスの画面をみたことがなかったので、ぜんぜん違うんだなぁというのが第一印象で、今日のように画面で使い方を見せてもらってこういう使い方もあるんだなぁと、完工のチェックするときに見なおしをするとかを聞いて、確かになぁと思って自分もやってみようと思いました。

・他者さんと数字を比べるというのであったり、今までなかったので、自分ではもっともっとやらなきゃと思っていましたが、それほど頑張らなくてもいいこともあるし、逆にもっと頑張らないと思うところもあると思いました。

次回の準備

▶トピックス
今回のデータ（契約日～着工予定日）を見て、原因と改善策を発表ください
※2月分のデータは、次回開始までにちえじんでいただいて分析させてもらいます
▶顧客管理
・顧客ランクを設定や更新お願いします
・次回は、マスタ管理画面を使って、顧客ランク別のOBさん人数を調べたいと思います
▶Accessの入力方法の紹介
現調～契約までのAccessへの入力項目、手順（どんな書類やマグネットを作成なども含む）の紹介