Access共有会#9 / 2023.05

システム（Access）を、現場で日々活用していただいているみなさま、ありがとうございます。Access共有会の内容を書き起こさせていただきましたので、各社さま振り返りにご活用ください。
※Access共有会（建設）は、CRC（クリエイティブリフォームサークル）の協力の元開発させていただいた工事管理システムを活用いただいている会社さまで、毎月1回zoomで集まって、社内の活用方法や工夫、独自の管理方法、などを共有しています。また、この場でちえじんからも、操作方法をはじめ、データベースの活用方法についてもお伝えさせていただいています。

今回参加者さま：D工務店 T己さん、W工務店 Ｗ尾K奈さん、I工房 Ｉ江さん、ちえじん　計5名

トピックス（こんなこと、あんなこと）

Q.着工予定日と完工予定日の入力について（T己さん）

着工してから、コンクリートを乾かすために数日間現場が空いたり、現場自体が動かない日などもある。その日も含めて、着工予定日と完工予定日を入力していると、実際には動いていない日もあるので、日額表とは異なる部分が出てくる。どのように管理するのがいいのか。

A. システムを開発する際にも、実働の日数と日額表が異なる場合があるという話があがったのですが、その間も実際には、人が動いていたり、なんらかの注意や管理の下にあると思うんです。なので、間に空く日があっても、始めと終わりで着工予定日と完工予定日を入力してもらっています。

Q.見積請求で過去のデータから、一部分だけをコピーして使う方法は？（W尾K奈さん）

A. 見積請求フォーム　＞　BU参照　ボタンクリック　＞　コピーしたい工事番号を検索　＞　枝番Wクリック　＞　明細（3層目）からコピーしたいレコードのチェックボックスに☑をいれる　＞　層1と層2に数字を入力※　＞　選択コピー　ボタンクリック　＞　コピー完了

層1と層2に数字を入力というのがポイントで、☑をいれたレコードを1層目、2層目のどのレコードに紐づけるのか、を確定する必要があります。あらかじめ、コピーする前に、1層目と2層目の名称を入力しておくのがおすすめです。

Q.見積請求で粗利率から売価を求めるとき、端数調整について（W尾K奈さん）

粗利率から売価を計算したあと、端数を調整して100円単位で変更することがあり、その際に粗利率の表示が同時に変わらない（反映しない）時がある。

A. 3層のフォームは、見えているのは一つのフォームなのですが、金額更新や2層目の名称Wクリックしたときに、プログラムが作動して、複数のフォームが入れ替わって表示しているんです。なので、そのうちのいずれかの粗利率表示のプログラムを確認する必要があるかもしれません。またこちらでも検証しておきます。

豆知識

ちえじんのHPの使い方

Access共有会の振り返りや、システムに関する確認方法や手順などを、随時ちえじんのHPにアップしています。今後weblogが増えていく中で、昔のこのweblogを見たいけど、見つけるのに時間がかかるということもあると思います。なので、ちえじんのHPの右上の「キーワード検索」を活用してください。

例えば、「日額表の年度更新手順のweblogを探したい」とき

HP右上のキーワード検索の窓に　”日額表”　と入力　＞　Enterクリック

タイトルや文中に　”日額表”　のキーワードを含むweblogが表示　（左上の記事に日額表の年度更新のweblogも表示）

上記のような感じで、今後も振り返りなどの内容をもう一度見たい場合は、キーワード検索を使ってみてください。

経営指標昨対5表（月別　完工件数・完工高・粗利目標と実績）

① 関係するフィールド
完工、完工予定日（エクセルB列の月に入る）、請求金額、完工原価or確定原価、確定

② データの精査方法（経営指標昨対5表）
エクセルフォームで　年・月　を選択（確認したいデータの年月）
＞左側のナビゲーションウィンドウから、「クエリ」を選択
＞経営指標昨対4クエリをWクリック
＞経営指標昨対4表に表示されているデータの一覧が表示
＞年　の右横の▼をクリックして、年度を抽出

③ エクセルで計算するところ（計算式・関数が入っている所）

④ おかしいとき“あるある”
・あきらかに粗利率が高すぎる
→原価の入力に漏れや間違いがある可能性が大

見積請求システムを導入されている会社さんについては、確定☑と確定原価というフィールドがあります。完工の表では、確定☑の有無によって、粗利額の算出方法が異なります。

・確定□がnoの場合：完工原価のデータを抽出　→　粗利額＝請求金額-完工原価
・確定□がyesの場合：確定原価のデータを抽出　→　粗利額＝請求金額-確定原価

上記のように、原価として引っ張ってくるのが、完工原価なのか、確定原価なのか、が確定☑によって判断されるというプログラムなんです。
つまり、粗利率の表示が明らかに高くておかしい時、ほとんどの原因は、

・確定☑（yes）だが、確定原価が0（まだ業者さんからの請求が来ていない、原価未入力）
・確定□（no）だが、完工原価が0（請求書が未発行でデータが入力されていない）

上記のいずれかに該当します。
ちなみに、確定☑が入るタイミングは、見積請求の　請求時ボタン　をクリックしたときに自動的に☑が入ります。（＝お客さんに請求書を発行したときに押す箇所）

経営指標昨対5表から何が見えて、わかってくるんだろう？！

前年度の比較、と粗利の累計を見ると、これだけ足りていないのかということと、目標の数字を超えられているのかというのはわかるかなと思います。（T己さん）

前年度の比較と累計で、グラフのあるのでパッと見て、その月にどれくらいの差額があるのか（目標と実績）を視覚的にもイメージがつきやすいかなと思います。（W尾K奈さん）

件数が前年度何件、今年度何件、っていう風な比較とか、下のグラフで伸び方なども目で見てわかりやすいので、そこも見ています。（I江さん）

この完工の表に表れているのは、普段から皆さんが行われている変動費削減がもうこの時点ではいっているんですよね。業者さんからの請求書（最終原価）を入力されていると思うので。ここに固定費削減っていうのがオンされてくるのが、最終的な利益になると思うんですよ。研修の場では、契約時の粗利を計算しているので、そこに変動費削減と固定費削減を足すと、本当の実数ではないですが、その会社さんの粗利っていうのが出てくるんじゃないかなと思います。そんな風に、さんすう教室も理解してもらえたらいいなぁと思います。（ちえじん）

それと、〇月時点で、粗利目標累計と累計実績を見られて、「あ、ちょっと足りてへんなぁ」って思ったとき。先行管理表とか、契約している分で日額表で実際に動いている分であるとか、を見に行ってほしいんです。契約していて工事にかかっていて、〇月頃にこの案件が完工としてあがってくるな、という予測ができますよね。そうすると、「今は足りてへんけど、〇月くらいにカバーできそうやな」とか「〇か月後にはイーブンにできるな」とかいうのが見えると思うんです。契約したり受注しているものが、何月頃に、いくらの完工粗利があがってくるか、というところも見ていただけると思います。その時点で、契約しているものが無かったら、社長さんや仲間に相談したり。そんな風に見ながら、活用してもらいたいなぁと思っています。（ちえじん）

データを活かそう！

データを単年度だけで見るのではなく、過去3年くらいまでさかのぼって、比較することで傾向がみえてくると思います。上記の表では、業務請負から、元請けへの転換中の工務店さんで、リピートをの欄を見てみると、3年前はリピート143件のうち、元請けが78件でしたが、昨年2022年は119件になりました。OBさまへの通信の発行部数も増えて、母数が安定するのと並行して元請けのリピートも増えているのがわかります。ここでは紹介してませんが、元請けの契約金額のうち、OBさまからのご紹介や、対象エリアからの新規のお客さまの割合を知ることで、次年度の計画を立てる際に、一年間でどれくらいの、元請けのご新規さまからの契約金額の目安を立てることができます。これまでやってきた成果の履歴と”あり方”から、根拠をもった計画（シナリオ、ストーリー）をつくっていきましょう。