『原価入力』で次に出会うお客さんのシナリオづくり!女性管理事務職

2021年08月14日

    女性管理事務職さんとWeb会をおこないました。
    営業循環図のなかの『請求』『入金確認』『支払』『原価入力』について学んだことを振り返りましょう。
    ※下図、オレンジ枠のところ

    営業循環図

    建築では、営業循環図の中のアフターフォローから始まり、
    PR物づくり、告知・受付と進捗が進み、工事完工に至っても、まだ売上とはなりません。
    お客さんに集金にいって、ご入金いただいて、はじめて売上となります。
    そして、業者さんへのお支払い(変動費)が完了し、
    完成原価を入力して残りが粗利益になります。ここではじめて「この工事」での粗利益がわかります

    請求・入金確認・支払チェック・原価入力についての流れ

    今回は営業循環図の一旦の着地点でもありスタートでもある、請求・入金・支払い・原価入力についてのお話をしていきます。

    ●請求書の発行・お届け

    工事完工したら、請求書出さんといけませんよね。
    請求書業務は、
    お客さんの工事に対する満足の証です。
    そして、お客さんとのお付き合いの次へのひろがりです。
    次へのひろがりとは、「こんなに安心できる会社さんだから、次はあの人紹介したいなぁ」とか、「こんなに良くしてもらったから、次もあなたにお願いね。」とか。
    お気に入りのお店で「次はいつ来ようかなぁ、ここいい感じやから友達にも紹介しよう!」って思う感覚です。
    工事完工後もずっと続いていく、お客さんとの関係のはじまりやと思うのです。
    請求書を出すまでに大事なこと
    だから、請求書を出すまでにも大事なことがあります。
    営業・プランナーさんの感覚が大事
    そもそも、そのお客さんは自社の工事を喜んでくれるお客様なの?
    一生懸命、お客さんに喜んでもらうプランを作り、変動費削減に取り組んで、目標の粗利に向かってやってきたことが、最後に「まけて」っていうお客さんだと、社員さんみんながっかりしませんか?? しますよね~。 だから営業・プランナーさんの最初の見極めはとても大事なんです。
    工事中、着工後は何度もお顔を見に現場に行く
    これは、機会を作ってコミュニケーションづくりをすることで、
    請求書を出しやすくするためです。
    そして工事の不具合の確認、
    それは会社に対し満足してもらうことにつながります。
    事務処理(バタバタしない!)
    請求漏れの確認(追加工事・変更工事・削除工事)
    追加工事が発生したときは、その場で、たとえ千円でも2千円でも口頭プラスメモ書きでもいいので必ず形に残るものでお伝えする。走り書きですが…とおことわりしてお渡ししておくことでお客さんも確認できます。
    その辺がうやむやになってくると、お客さんのところへ行くのが嫌になってくる
    追加のことについては言いにくいので、なるべく追加を明確にすること・追加をきっちり見える化して、お渡しすることが大切です。
    TP社さんの場合、その後、追加・変更・削除工事の情報をしっかりと見積システム上で入力します。
    見積システムの請求準備という枝番のファイルが、共有ツールとして常に最新で正確な情報を示しています。
    このようなツールも駆使して行う事務処理がスムーズだと、工事の品質だけでなく、会社に対して安心感をもってもらえます。

    ●入金の確認

    請求書を出すことでご入金が発生します。
    入金の確認は請求書どおりにお振込み又はお金をいただけたか?
    これは現金化してはじめて売上になる、地域密着の工務店として当たり前のことができた
    ことになります。
    お金の受け取り方法
    TP社さんの事例をご紹介します
    まず、集金に伺う
    これは工務のMさん、そして、営業さん・プランナーさん、さわやかさん(パートさん)が行かれます。
    ご来店いただける
    お客様が自分で現金をもってお支払いにこられます。
    お振込みいただくです。
    工事終了後にいただく場合
    まごころ工事などはその場でお支払いいただくことがあります。
    領収証をその場でお渡しすることで、手間が省け削減につながっていきます。
    この4つの受取方法をスムーズにするために
    現場ファイルという 2種類のクリアファイル(①お支払来店予定・②振込予定)に問合せ管理表のコピーを入れて用意しています。 ①お支払い来店予定のファイルに、事前に作成した領収証を入れておきます。
    お振込みとお支払来店の入金管理を事前に分けることで対応がスムーズになります。
    このように事前にわけるためには、着工以降完工までの間にお支払方法の確認が必要になります。だから入金段階でのバタバタがなくなります。
    入金のお礼
    入金のお礼は普段はO部長が行われていますが、
    今後のお客さんとの関係を考えて、必要に応じて各担当者さんからご連絡されています。
    地域密着工務店のお客さんとの関係は個々に違ってくるのですね。

    ●支払チェック

    だいたい締日になったら業者さんから請求書 来ますよね!
    支払チェックとは、
    実行予算と業者さんからの請求書との突合せです。
    工務さんが買い物した通りの数量、金額で請求書が来ているかの確認。
    さて、みなさん、請求書開いたら、こんなことありませんか?
    こんなこと、あるある?!
    ・1案件ごとの現場名が記載されていないからこの請求額がどこの分かわからない!
    ・実行予算にない請求が来ている!
    ・請求書が遅れてきている(〆切期日までに届かない)
    ・届いた請求書通りそのまま支払っている(明細がわからないから見ない)
    これ、みなさん経験されてないですか?
    こんな、ちょっとイラっとくる、あるあるの防止策って実は発注段階からあるんです。


    「あるある防止策」をご紹介します。
    事務処理では
    <発注段階>
    ・発注する工務さんに発注方法(電話?LINE?メール?FAX?)を事前に確認して
    発注時に一言、現場名、納品日、納品場所を伝えることが大事です。
    特に現場名、これは癖付けが大事です。
    何度も何度も言ってください。朝礼で・現場に向かうとき・現場から帰ってきた時・電話で話したとき 「現場名言ってくださいね!」とくどいくらいに言ってください。
    防止策といいましたが、これ本当に地道に癖付けしていってもらうしかないのです!!
    それで全然、事務の処理能力が違ってきます、現場名みつけるのはほんと労力かかるのです。
    でも管理事務員さんが困るから現場名を入れて欲しいというのではありません。
    現場名を入れて欲しいのは原価を知りたいからです。
    現場毎に請求額(原価)がわからないと原価管理ができません。
    原価管理ができないということは業務の改善ができないということです。

    <請求書受理後>
    ・追加変更の請求分は見積システムで確認して、CRCシステムに入力しています。
    そして、エクセルで支払管理表を作成し、テンプレ請求書管理を完成させ、その数字を
    システムの業者入力へ入力していきます。
    事務処理の中で使用している資料をみながら「あるある防止策」を詳しく確認していきたいと思います。

    ◎あるある防止策! 発注段階で注意

    ①発注段階で気を付けておきたいこと!
    TP社さんでは、業者さんへの見積依頼をしたとき、業者さんからそれに対しての見積書・内訳明細書を返信してもらっています。ちょっと流れをみていきましょう。
    ・TP社さんからA業者さんに見積依頼をします【見積依頼書】
    これは営業さんが依頼されます。
    ・見積依頼書をうけて、A業者さんは、TP社さんへ【見積書】・【見積の内訳明細書】を送ってくれます。
    ・TP社さんは送ってもらったA業者さんの見積書・内訳明細書を確認のうえ、【工事依頼明細書(発注書)】を作成して発注します。
    これをO部長がしています。
    ※工事依頼明細書(発注書)を送る時、A業者さんからきた【見積の内訳明細書】を一緒に送ります。→ここがキモになんです!!
    ここには、発注方法、現場名・納品日・納品場所・工期・工事日も記載しています。
    これを業者さんに協力してもらうこと、癖付けしてもらうことが大事です。
    このように見積の内訳明細書を業者さんと共有しているので、発注書と請求書が違ってくることがほとんどなくなるのです。

    ◎あるある防止策! 請求書受理後の注意


    ②請求書受理後、気をつけておきたいこと!
    完工後、業者さんからの【請求書】が届きますよね。
    流れとして
    ・A業者さんが請求書を発行します。
    これには発注時にやりとりした【見積の内訳明細】も同封されています
    ※追加工事、発注時と変更があった場合は、修正された内訳明細書が同封されます
    A業者さんから発行された請求書をうけて社内で請求書を回覧します。
    発注担当、現場の工務担当、社内それぞれが請求書を確認することで、工務さんから「〇〇は急遽現場で追加になって必要になって~!」とか請求書の内訳を再確認、共有できるので原価の入力がスムーズになるのです!
    特に現場での買い物は工務さんにしかわからないですよね!!

    次に請求書から請求額の拾い出しをして、独自の請求書管理フォーマットに入力します。
    ここで税抜、税込で端数が異なる場合があるため再度計算します。
    拾い出しが完了したら、次に原価入力にうつります。
    原価入力は、このエクセルの表をもとにCRCシステムに入力します
    発注時の実行予算と請求金額に大きな差がないかを確認しながら入力します。
    原価入力が完了したら
    CRCシステムの業者入力から、業者別請求明細レポートをだして、業者さんごとの請求合計金額と違っていないかを確認します。
    業者別請求明細レポートは、年・月ごとに、工事番号ごと(現場ごと)の業者さんへの支払金額が表示されたものです。

    ●原価入力

    原価入力は、完成原価を知る(本当の粗利を知る)ことにつながっています。
    完成原価を知ることで分析できることがたくさんあります。
    ・自社の特長(強味)を読み取ること
    例えば、完成原価が標準的な価格を下回っているというのは自社の強みの業者さん・外注先さんを持っているということです。
    それは自社の特長であり、強みです。
    ・改善点がみえてくること
    完成原価がわかるということは、出た結果を踏まえて、材料以外の原価を下げるためにも工期を縮める工夫ができないか?など、どうすれば改善できるかという課題に取り組めるということです。
    ・営業循環図の次のPR物、キャンペーン告知につながる
    自分たちの価格面での強みはキャンペーン告知での強みにもつながります。
    TP社さんでは工事管理表を作っています。上の3つの分析はその工事管理表から読み取ることができます。
    支払チェックの「あるある防止策」でも紹介しましたが、CRCシステムの業者入力で業者さんからの請求額(原価)を入力することで、工事管理表という帳票を作ることができます。
    この、工事管理表(工事台帳)は、現場ごとの、業者さんの実行予算と請求額と差額が記載されています。
    ここではじめて、この現場で粗利がいくらだったかがわかって、次の検証・改善につなげることができるんです。
    また、現場毎の契約時の粗利額と粗利率、完工時の粗利額がわかるので、
    ・1現場に対して完成原価を知ることができる
    ・実行予算から変動費削減に取り組んだ結果がわかる
    ・社員さんのがんばった成果を知ることができます。
    こんなことありませんか?
    こんなこと、あるある?!
    ・原価入力まで手が回らない(とにかく忙しいの)
    ・請求書が一式で来るからトータルであっていればそれでいい
    ・現場毎の最終粗利益(又は粗利率)をチェックできていない
    これでは最終の粗利がわからないので、検証、改善のしようがありません。
    みなさんが会社の粗利の管理者です
    みんなを巻き込んで、原価管理をしていってください!!

    主宰から「原価入力、ほんとうの目的」を伝えます

    本日は、営業循環図で、
    請求、入金、支払い、原価入力の部分をやっています。
    お仕事の流れの最終段階です。
    みなさんで頑張ってつくり出したお仕事が、
    どれだけ会社の利益貢献をしたか?!
    まんなかにある損益図の営業利益、ご褒美のことです。

    業者さんから届く請求書を入力(原価入力)業務までいくことは、
    100万円の現場があって、契約段階で、30万円の利益を生み出せた!
    変動費削減を頑張って、35万円になった!というだけではないのです。
    みなさんが、受付からの進捗をデータに入力してくれていますから、
    一つの仕事の流れが終わることで、自社はどのような工事が得意で、
    どのような工事をたくさんすることが、みんなの力が発揮できるのか?!が、
    わかるデータが、CRCシステムのなかに盛りだくさん、豊富に入っているのです。

    そこをしっかり抽出することで、
    次にどのようなお客さんと出会った方がいいのか、
    つまり告知内容や方法、お客さんとの出会い方に関係してきます。
    一つの現場で実際どれだけの利益を生み出せたかというのは単純な話ですが、
    その過程にあるたくさんの隠れた数字がありますから、
    そこをしっかりと把握しているほうが、
    次なる新しいお仕事に対する種の蒔き方に非常に影響を及ぼすことを
    みなさんに理解してもらえたらと思います。

    経理さんは事後処理で、出てきた数字をしっかりと羅列して、
    その数字から会社の体質を読み取るのが業務です。
    ところが、女性管理事務職さんの業務は、結果は最終でわかるのですが、
    その結果を予測しながら、次の手を打っていくところに、だいご味が出てきます。
    建築は終わりのない仕事みたいなもので、一つの仕事がはじまって、終わる前に、
    新しい仕事がはじまるというのが、建築の常なのです。
    だから、しっかりと先行で先回りをしながら、管理をしていかないと、
    なかなか自社の実態を掴むことはできません。

    いつまでたっても通り一辺倒な告知であるとか、イベント運営であるとか、
    業務の流れ(役割分担、関係フロー)とか、会社そのものの体質の改善、
    いわば変化していくところに寄与しないことになってしまうので、
    自社のいまの姿の数字を管理、把握して、
    先手先手で、先に手を打っていくとが非常に大事なところだと
    ご理解いただければと思います。

    仮説の数字を出してみて、それが、整合するかどうか?
    実行予算も仮説みたいなものですが、実行予算に合わすように外注先に発注していき、
    最終、外注さんからきた値段が若干違っていても、
    実行予算の仮説が合っていたか、合っていなかったのか、その検証をしていく。
    原価入力して、最終的にこれが最終利益というところを掴んでおいてください。

    それを掴んでいないと同じような工事がきた場合に、
    見積単価を修正するとか、実行単価を修正するとかということができません。
    実体としては、出来ないままに新しい工事がはじまってしまう。
    そうするといつまでたっても会社の体質改善ができないのです。

    このようなことがダラダラ続くのはいけないくて、
    どこかで今の日常のやり方を、変えていく努力をしていかないと
    いつまでたっても変わらないことになってしまいます。
    やったことを数字で検証して、改善するから、成長するわけですから、
    誰かが、しっかりと数字を管理していかないと結果を検証して、
    会社に改善提言、提案ができないことになります。

    地域密着の工務店としては、共通のCRCシステムの仕組みを使いながら、
    そこを管理する方々が、利益の要を握っていると考えてください。
    これは非常に責任重大なことですが、
    誰かがやらなくてはならないことなのです。

    質問

    口頭でのやり取りだと仕組みが回らない Iさんから

    会社の実態というところで、TP社さんは社内の仕組みが回っている感じを受けました。
    自社の場合は、書式で回るのではなく口頭でのやりとりが、非常に多く、
    聞いた人が責任を持って、どこかに残す感じなので、
    後で確認しても、言った、言っていない、聞いた、聞いていないが結構あります。
    伝える側が、メモでもいいので、書類に残して分かる形で回せるように
    出来たら良いなと思っているところです。

    Iさんへ、アドバイス

    I工房さんの会社の組織形態からすると、後輩の方々が入られてくると思うのですが、
    大事なところは、「何のためにこれをやっているのか?!」というところです。
    「何のために」とは、
    会社を良くしよう、もっと時間を楽にしよう、給料を良くしよう、お休みを取れるようにしよう、
    理想の会社に近づけていくためには、今の現状を改善していかないといけません。
    そのための取り組みなんだ!というところをスタッフさんそれぞれに行き渡っていくと
    協力体制が出てくると思います。
    もっと明確にモノを伝えないといけないとか、もっとみんながわかるように
    共有するにはどうしたらいいかとか、このような気持ちの発動が出てくると
    期待どおりに上手くいくと思います。
    何のためにやっているのかというと、ただ粗利益を測定するためではなくて、
    もっと働きやすい、もっと楽しい、もっとやりがいのある会社にするために、
    改善のためにやっているというところが、非常に大事だと思います。
    これからいろいろと準備物など作っていかないといけないと思いますが、
    それをスタッフみんなで話し合いながら、みんなの合意、コンセンサスをとりながら、
    作っていくことが、これから必要になると思います。
    目的はいい会社にするためなので、そこを伝えていくとスタッフのみなさんの発言力も
    増してくるし、力を貸してくれると思います。
    一人で頑張り過ぎないようにしてください。

    営業さんが忙しいのでチェックができない Tさんから

    請求書のチェックを営業さんにしてもらうのですが、
    現場に出ているので、ゆっくり見る暇がありません。
    ありがたいことに工事が詰まっているので、事務作業をする日が確保できなくて、
    疲れた状態でチェックをするから、精密度が?の時があり、
    そこをどうするかが、今の課題です。

    Tさんへ、アドバイス

    自社も多能工的にやっている社員さんがいるので、あらゆるものを購入しています。
    現場で必要なものがありますので、現金購入がかなり多いです。
    ところが、本人も購入したことを忘れている場合があります。
    現金購入はすべてクレジットにしていますから、明細が出てきますので、
    2つ、3つの現場で使うものを集合して購入する場合があるのですが、
    明細があるとどこか、一つを覚えていますので、
    「あっ、これはこっちの現場、これはあそこの現場」と
    思い出してくれるので、工夫としてはカード購入を徹底しました。
    現金だとどこで何を買ったのか、本人が忘れてしまうので、
    カードだったら、明細がきちっと出てくるし、
    現場が複合しても思い出しやすいので統一しました。
    また、朝早く出てきて10分、15分でも事務処理をして現場に行き、
    帰りは早く帰るように伝えるなどさまざまな工夫をしています。

    原価入力が二度手間になっている Nさんから

    原価入力を工務さんがエクセルに仕上げて、そこから事務が
    CRCシステムに入力していますが、二度手間になっていることが課題です。

    Nさんへ、アドバイス

    D住研さんの場合は、現場管理者さんがおられます。
    現場管理者さんで大事な仕事が4つあります。
    現場を担当して、現場を竣工に導くために現場管理者さんが、
    やらなければならないことは、
    1番目は、安全管理です
    2番目は、工程管理で、決められた工程で建物を完成すること
    3番目は、品質管理で、図面にある仕様に基づいて建物を完成すること
    4番目は、原価管理で、実行予算通りに現場を仕上げることができたかどうか。
    それぞれ独自に自分の日報から拾い出して、
    職人さんの人数であるとか、工期であるとか、使用材料などメモをしながら、
    原価はこれだけで上がっているとコンクリートの㎥であるとか、
    柱の本数とか、べニアの枚数などいろいろなものが出てくるのですが、
    そういったものが、予算通りに収まったかどうかを現場管理者が独自で
    つくるのは、あり得てあたりまえだと思います。
    ただ、会社的にみると、そこで打ち込んだ原価と会社の経理上の原価と
    もしもダブってしまうということであれば、少し会社のなかで、揉んで
    業者さんからの請求書ベースで原価管理はしていきます。
    現場のほうの原価管理は、だいたいの予測数字を入れる場合が、
    ほぼ多く、請求書ベースではないと思います。
    予測数字で入れる場合と請求書ベースで入れる場合で異なることを
    頭に入れてい置いてください。
    自分の今後の成長であるとか、自分の成果表であるとかを照らし合わせる場合は、
    予測ベースで良いと思います。
    ただし、経理上、システム上は請求書ベースの原価を入れないと
    あとで決算書というものが出てきますので、そこの資料に置き換わりますので、
    上手くいかなくなります。
    ですから、請求書ベースの原価管理は必要になってきます。
    そこを頭に入れて、会社の仕組みをみんなで話し合ったら良いと思います。
    D住研さんの場合は、業務請負から、元請けに業態転換され、今は元請けの工事なので、
    このような問題は、出てきてしかるべきことだと思います。
    みなさんの知恵で克服してもらえれば良いと思います。

    感想

    今まで、粗利益の話を聞いてきたましたが、数字だけではないということを今日は感じました。
    会社の体質を知って、どのように会社を良くしていくのが、
    原価を入力した後の粗利益から見えてくるのが印象的に残りました。

    お客さんに喜んでもらえるためにも、会社の体質を変えて、
    社員もお客さんも喜べるような体制になれるように頑張っていきたいと思いました。

    粗利益を上げることだけにとらわれるのではなくて、お客さんの満足度を上げながら、
    社内のみんなもやりやすい、仕事がしやすい仕組みを考えながら、
    業者さんにもわかりやすく伝えるとか、
    みんながやりやすい方法を考えていければいいと思いました。

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