『粗利益の確保』の正念場! 女性管理事務職さん

2022年02月10日

    女性管理事務職さんのWeb会で、
    前回から引き続き、契約後から発注依頼までの業務(後半)話がありました。

    契約後から発注依頼までの業務(後半)

    女性管理事務職さんの一番大切な仕事である『粗利益の確保』で、
    もっとも大事な業務部分になりますので、振り返りのほどよろしくお願いします


    今回は、発注時の実行予算の作成について。

    こちら、みなさんもお馴染みの損益の図です。
    これからするのは、右上の緑色の仕入れ・外注の変動費の部分を削減し、粗利益を増やすところです。変動費、と粗利益の比率を変えていく、という作業の実践です。

    前回に引き続き、
    PTの利益管理者さんである、管理事務職の先輩に色んなことを教えていただきましたので、私から皆さんに、しっかりとお伝えさせていただきたいと思います。

    社内の全方位に意識を巡らせる

    発注時の実行予算作成について、先輩からは、
    「ここからが本格的な粗利UP(変動費削減)の実践!」
    「契約時に立てた実行予算は、何としても貫き通して、粗利額を守りたい!」
    「逆に、ここでミスをしてしまうと、実行予算が増えて、粗利が減ってしまうこともあるので、十分注意です!」
    とのことでした。

    仕入れ業者さんと

    まず仕入業者さんと
    最近、まず第一に取り掛かるのは、単価の見直しだそうです。
    材料の高騰や、品薄により、価格の変動が多いため、まずは、業者さんに最新の単価を確認。

    そして、業者さんから届く、価格改定の情報は、社内の壁に貼って、みんなが見れるように共有しているとのこと。

    単価の確認は、正しい原価を知らないと、粗利額が確定しないから、
    つまり原価を知るから、適切な売価を決めることができる、ということで、大事な業務だと教えてもらいました。
    この単価の見直しは、予定粗利の確保、に直結しています

    また、原価がこれでいいのか、気になったときは、直近の業者さんから届いた請求書の原本を確認されているそうです。
    実行予算をつくっていると、先輩の直感で、ふと、気になる時があるそうです。
    これも、予定粗利の確保に直結しています。

    続いて、仕入業者さんへの発注時、必ず数量、色品番、仕様確認をすること
    発注ミスは、粗利確保の命取りともいえます

    発注ミスは、実行予算の増減に大きく影響します。
    発注を間違えた時、「発注ミスをしてしまった~」、ということで片付けずに、何が原因なのか、どうすればミスを防げるのか、そこを改善すれば、粗利率を3~4%アップできると教えてもらいました。

    実際に、PTさんでは、仕入業者さんへの発注の際、
    カタログコピーをFAXで送ると、文字が薄くなったりするので、
    コピーにページ数が写るようにしたり、
    直接手書きで目立つように、赤丸を記入したり、
    間違って納品されると、工期もずれてしまうので、正確に伝わるように、ひと手間加えてFAXを送っているそうです。
    何よりも大事なのは、受け取る相手(仕入業者さん)にちゃんと伝わったかどうか、がポイントだと教えてもらいました。
    この発注時のカタログコピーのひと手間で、発注ミスを防ぐこと、これは予定粗利の確保、につながります。

    続いて、仕入業者さんに、現場なのか、事務所なのか、納品場所の指定をすること
    これは、工程・段取りを把握して、無駄な動きをしないこと
    外注さん・職人さんの手待ち、出戻りを無くすこと
    仕入業者さんの配送ミスを防止することにもつながるそうです
    現状、PTさんでも月に1件ほど、業者さんの配送ミスがあるそうなので、場所の指定を記載することは重要だそうです。
    場所の指定で無駄な動きをなくす、というのは、まさに削減につながります。

    続いて、他案件とあわせて、仕入業者さんから材料をまとめ買いすること
    これは、他案件の進捗を見ながら、どちらの現場でも使える材料は、まとめ買いで、仕入値を安く抑えているとのこと。
    そして、一度に配送してもらうことで、配送費の削減にもなっているとのことです。
    これもおおきな削減の一つです

    続いて、発注方法について
    電話注文はせず、基本はFAXで注文されているそうです。
    大体は翌日に返事があるそうで、無ければこちらからご連絡するとのこと。
    そして、ぷらあるさんでは、仕入業者さんとのFAXのやり取りを見える化できるように、
    オリジナルのFAXボックスを作成。
    FAX送信分の用紙をいれるボックスと、それに対しての返信の用紙を入れるボックス、
    納品まちの用紙を入れるボックス、というように、
    注文書の送り忘れが無いか、返信が来ているか、今どんな進捗なのかを把握できるように工夫されています。
    また、業者さんに注文をするときも、お願いの連絡をするばかりではなく、こちらが相手側に、迅速なお返事をする、という姿勢が大事だと教えてもらいました。
    このように、書面に残る形で発注をすることで、ミス防止につながります

    外注さんと

    続いて、外注さんと
    まずは、工法の相談をすること
    実行予算をおさえるために、他の方法はないか、工夫できるところは無いか、を外注さんに相談されているそうです。
    これは、ミス防止にもつながり、
    削減にもつながります
    次に、自社施工、内製化
    外注さんとのスケジュールが決まるから、自社の内製化の段取りを組むことができるとのことです
    内製化は、そのまま削減につながります。

    続いて、発注時の外注さんへの予告、情報共有です
    発注時に、電話で工事依頼と併せて、「今回は、これでお願いしたいんですが、次にこういう現場あるんで予定しておいてもらえますか?」と、次の予告をされているそうです。
    これは、人工数の見直しと、
    外注さんへのスケジュールを予約する、ことにつながります
    これに加えて
    他案件とあわせての、材料のまとめ買いをおこなうと、
    粗利率が7~8%UPになることもあるそうです!
    具体的な内容としては、
    クロス屋さんだと、現場での採寸から、最適な本数の発注ができたり
    電気屋さんだと、現場で、ついでに物を運んでくれると、人工数を削減できたり
    PTさんだと、エアコンの取付けなどを自社でできるようになると、内製化で削減できたり
    現場を先読みし、具体的なシミュレーションをすることで、色んな人と連携が取れるようになる。
    つまり、連携のなかで、この工程の中でついでに○○をする、現場でついでにしておく、という“ついでに”が重なると、削減が大きくなる、それが粗利アップにつながると教えてもらいました。

    営業担当者さんと

    発注方法について
    外注さんには、「工程いつから、いつまでなので、お願いします~」と電話してからFAXを送るそうです。
    このやりとりをすることで、工期の確認をすることができて
    外注さんのスケジュールを予約する、ということにもつながります
    先輩からは、
    私は特に現場に入らないので、職人さんと直接会う機会が少なく、職人さんの声を聞かなくなってきます。なので、コミュニケーションを図る意味でも電話します。
    電話する時間は、17:10~18:00くらいの間で、昼間はなるべく電話しないようにしています。
    と教えてもらいました。

    次に、営業担当者さんと
    お客さんの希望着工日を確認すること
    ここは、工期にもかかわってくるので、事前にお客さんからの希望や、情報を営業担当者さんと共有されるそうです
    これはミス防止と
    社内の情報共有につながります

    続いて、発注前の品番確認
    お客さんと直接やりとりをしている営業担当者さんに、再度、商品の色や品番に間違いが無いか、を確認されているとのこと。
    これは発注ミスを防ぐことにつながります

    先輩からは、
    お客さんの情報を一番知っているのは、打ち合わせや、やり取りをしている営業担当者さんなので、社内でも常にコミュニケーションをとって、事務所内にいる皆でお客さんの情報を共有することを心がけています。
    と教えてもらいました。

    工務担当者さんと

    続いて、工務担当者さんと
    工務さんとの一番大きなやりとりは、
    工程ボードの共有、話し合いだそうです
    倉庫、在庫確認であったり
    人工数の見直しであったり
    内製化できるところを話し合ったり
    現場の採寸、原価の拾いなおしを話し合ったり、
    工程ボードの更新、書き換えをして、常に最新の状態にしておくことであったり

    先輩からは、
    工程ボードは、基本工務担当者さんが管理しています。
    最近は、工程ボードに加えて新しく、見積提出済、返事待ちボードや、
    給湯器工事待ちボードをつくったみたいで、これらも工務さんがすべて管理しています
    そして、普段は、営業担当者さん、工務担当者さん、利益管理者のみんなで、工程ボードの前に集まって、それぞれの知恵を出し合って話し合っています。
    と教えてもらいました。
    工程ボードは、削減と、
    工期短縮をおこなううえで、一番のポイントであり、粗利アップの要なのかもしれません

    まとめ はい、ここまでみて、利益管理者さんが営業担当者さん、工務担当者さん、仕入業者さん、外注さんとそれぞれ連携して、粗利アップのために実践すること、できることがたくさんありましたね。まとめてみると

    発注ミス防止:発注ミスで本来30%の粗利が27%になったということもあると思うんですが、まるっと発注ミスで片づけずに、起った失敗を細かく改善していくこと=二度と起こらないようにどうしたらいいかを考えることで一つ一つを防ぐことができます。
    発注ミスを防ぐことで
    本来の適正利益30%が確保できます。3~4%の粗利が上がるというか、本来いただける適正利益に戻すっていうことなんですよ。
    でも、ここでミスなく発注できるから
    ジャストタイムで材料が必要なところに届きます。
    必要なタイミングで材料が届くから
    工程が段取り良く円滑に進みます。
    ミスなく工程が段取り良くいくことで、無駄が省け=削減につながります。
    粗利アップになります。

    契約後~発注時までに、発注業務の中でその会社の強みが出ます。
    会社さんと仕入業者さんや外注さん、社内の仲間との信頼関係で、今後の予定まで含めてシミュレーションすることでミスを防いだり、先読みができます。

    利益管理者さんと現場管理者さんが、机上の計算である実行予算と実際の現場の情報をすり合わせることが大事です。
    そのために工程ボードを前に、一緒に現場を作る仲間である意識を持ってお互い知恵を絞りだすことで削減や工期短縮につながります。

    それぞれのプロ 仕入業者さん、外注さん、営業さん、工務さん、利益管理者さん(女性管理者さんですね)がお互いの信頼関係でコミュニケーションをとりお互いの情報や知恵を出し合うことで、持ち前の能力を発揮できて、結果として変動費の削減になり、
    粗利アップになります。

    『粗利の確保』が大事な仕事

    女性管理事務職さんのいちばんやっていただきたいことは、
    『粗利益を管理してほしい』ということです。
    そのために、工程ボードがあり、ファイルがあり、発注の仕方があり・・・
    今日の時点でどれくらいまで稼げているか?!
    というのを一番把握しているのが、当社では管理事務職のOです。
    今後、どれくらいまでいける!というのをわかっているのも管理事務職のOなのです。
    社長の私は、わからないのです。
    粗利益が足らなければ、営業に対して「早く、現場を決めて契約をとってきてと」伝えるし、
    現場に対して「もう少しこの仕事、入らないの?!」と言っているのは、
    管理事務職のOなのです。
    そのために、本日説明したルーチンの業務があるということです。
    みなさんの会社さんが、
    地域密着店の工務店、リフォーム店をやるとするらば、
    しっかりと粗利益を把握する。
    そのためにみなさん管理事務職さんは、
    『粗利づくりをやっているんだ!』という自覚を持ってほしいと思います。
    本日は、2月8日ですが「今現在、稼げた粗利益はこれだけですよ」
    「今後月末までいくとすれば、これだけの粗利益になりますよ」
    「足らない金額は、これだけですよ」
    このことを週一回の営業会議に諮って(はかって)、
    「足らない分をどうしますか?今後、進捗表に上がっている案件は、
    これだけ決まりますか?、決まりませんか?」という話になってくるかと思います。
    また、日額表をみて、足らないのであれば、こことここの日にちに、
    営業から出ているこの案件が入りますか?入りませんか?という会議をおこなう。
    その舵取り、リーダーシップをとっているのが女性管理事務職さんなのです。
    そこを自覚してやっていただくと、社長さんは非常に楽かなぁと
    社長の頭のなかは、半分以上は出ていくのかなぁと思います。
    社長の仕事はたくさんあるのですが、みなさんが参謀になっていただくと、
    社長さんは、会社の舵取りが楽になると思います。
    レクチャーのなかに、発注ミスで片づけないようにとありましたように、
    人間ですから、ミスはつきものなのですが、
    その都度、ミスを無くす工夫をやっていき、
    みなさんが管理する粗利益に直結することをわかってください。
    売価は、お客さんの都合で決まってきますが、
    粗利益を変動できるのは、みなさんの手腕かなと思います。
    仕入れ先さん、外注さん、営業さん、工務担当さんのみんなを巻き込んで、
    粗利益をつくるという自覚で、動いていただくと会社は、非常に安定していくのかなぁと思います。
    CRC地域密着店の会では、そういう風に、女性管理事務職さんの位置づけをしております。
    出来ましたら、みなさんも仲間に入っていただいて、
    女性ならではの細かい旬の情報を共有できるようになっていけば、
    ますます良くなっていくんじゃないかと思っております。

    こうやって、勉強をしていると
    削減のための工夫、やり方など枝葉にいきがちですが、
    管理事務職さんの大きな幹、目標は『粗利益の確保』なのです。
    そのための削減なのです。
    自分たちの食いぶちをだれが管理しているのか?!
    しかも、進捗までだれが管理しているのか?!
    というのが女性管理事務職さん。
    その目的達成のためのいろいろな方法があるのです。
    仕入れさん、外注さん、営業さん、工務さんの中心になっているのが、
    女性管理事務職さんであり、さんすう教室の損益図の粗利益を確保するのが、
    一番大事なのです。

    会社のなかで起こることの全方向に意識を巡らせながら、
    業務をしているのが女性管理事務職さん。
    一緒に頑張っていきましょう。

    【前回】←膨大な情報をみんなで共有するために! 女性管理事務職さん

    原価入力するから次の改善がわかる! 女性管理事務職さん→【次回】