Access共有会#17/2024.1

システム（Access）を、現場で日々活用していただいているみなさま、ありがとうございます。Access共有会の内容を書き起こさせていただきましたので、各社さま振り返りにご活用ください。

※Access共有会（建設）は、CRC（クリエイティブリフォームサークル）の協力の元開発させていただいた工事管理システムを活用いただいている会社さまで、毎月1回zoomで集まって、社内の活用方法や工夫、独自の管理方法、などを共有しています。また、この場でちえじんからも、操作方法をはじめ、データベースの活用方法についてもお伝えさせていただいています。

お仕事の流れ（営業循環図）のなかで、気になっているところ、バタバタしているところなどをみんなで話し合いながら、その部分の作業の流れと、関わっている“構成要素”を明らかにしていきたいと思います。現状を“数値化”し、“望ましい”状態の“数字”を目標として決め、改善したい“構成要素”に働きかけて、成果を“数字”で表していければ利益づくりに役立ちます。みなさんが、“数字”という根拠をもとに、業務の改善をおこない利益づくりに役立ててもらえればと思います。

今回参加者さま：D工務店 T己さん、W工務店 Ｗ尾K奈さん、I工房 Ｉ江さん、T工房K勝さん、ちえじん　計7名

トピックス（こんなこと、あんなこと）

▶案件を受付けて、受付伝票を入力するときに、ファイルを作成して、ハイパーリンクをつけています。写真の有無は関係なく作成しておくことで、いろんなもの掘り込めて、わざわざ探さなくて済むからです。

▶見積提出日は、受付伝票を入力するときに、目標の日付として入力するようにして、同時にGoogleカレンダーに入力して社内で共有するようにしています。

▶エクセルフォームの年度のプルダウンのデフォルト設定を2024年にお願いします。

▶一覧フォームで、顧客名で検索しようとするとパラメーター入力を求められますので対応お願いします。

▶契約伝票の備考が、見積書、請求書の備考に反映するのですが、レポートに反映しない備考を作成してもらえれば、ちょっとしたメモを書けると便利だと思いました。

▶見積請求で、業者番号を選択するときに、業者さんの業種などが表示されるとわかりやすので追加してもらえますでしょうか。

今後のテーマについて

▶毎月のレギュラーテーマ

1.営業循環図のなかの日にちのデータ化（半年間～2024.7）

「契約日から着工日」のデータを検証し、みんなで振り返りをおこなう。

2.顧客管理について

　次回は、顧客ランク付けと顧客ランクの分け方（定義）の情報交換。

3.入力方法の紹介

　次回は、受付伝票の入力項目から書込み、問合せ管理表出力まで

　※自身での入力方法を振り返るため、次回の範囲をみんなで共有。

4.独自機能の使い方を紹介（ちえじんの方から依頼させてもらいます）

感想

・はじめて参加させていただいたのですが、まだそれほど使っているわけではなかったので、注目するところなど、今回のみなさんのお話を聞いていて、こんな感じで使っているんだなぁというのが聞けて勉強になりました。

・気になるところが書き留められてなくて、せっかくこういう場があるので、気になったところをその都度メモをしてみなさんと共有したいなぁと思いました。

・みんなで話し合って、来月からいろんなデータについてとか、みなさんのやり方とかいろいろ知れそうなので来月からも楽しみにしています。

・今まではこれが正解かなぁと思って入力していたところもあったんですが、これからみんなで確認しながら、確信に変わっていけるのが、楽しみです。