日額表の年度更新

工事管理システムをご利用の各社さまへ

年度が替わるタイミングで、日額表エクセルの年度更新作業が必要です。各社さまでしていただけますので、ざっくり仕組みをご理解いただきながら、社内で更新作業をしていただければと思います。
年度更新作業をしていない場合、以下のような現象が起こります。

日額表が出ないあるある

2023年1月某日、日額表を出力しようとしたところ、

“メイン画面　＞　エクセルフォーム　＞　2023年1月　＞　日額表　ボタンクリック
をしたはずなのに、日額表エクセルに数字が反映されない…2022年度の日額表は反映されるのに。”

この現象は、システムの不具合ではありませんので、安心してください。以下の手順で、ご確認と更新作業をしてみてください。

確認・更新作業の手順

確認の手順

①日額表エクセルを開く
※日額表エクセルの場所は、各PCの　エクスプローラー　＞　ローカルディスク（C:）＞　（社名）工事管理フォルダ　＞日額表（Excel）にあります

②1～12月のいずれかのシートを開いて、6行目M列の薄いオレンジのような部分にカーソルをあわせてクリック（クリックするとセルの枠が緑色になる）

③数式バーに　2022/1/1　と表示されているのを確認

※（M6：AG6）には、あらかじめ年月日が入力されている

【仕組み：Accessとエクセルの関係性】

「Accessのデータベースから指定したデータのみを、エクセルという器に流し込んでコピペする」というイメージ。その際に、1.Accessからデータを指定する　＋　2.指定されたデータをエクセルのココの箇所にコピペする　というプログラムの指示が必要。その2.の指示のキーポイントが、日額表エクセルの（M6：AG6）の年月日。エクセルフォームで年・月を指定しても、器となる日額表エクセルの（M6：AG6）に該当する年月日が無いと「あれ？データのコピペ先が無い、どこにコピペしたらええんや」という状態になり、日額表の数字が反映しないという現象に至ります。

簡単に言うと、
・2023年のデータを反映させたい場合　→　（M6：AG6）が2023/〇/〇
・2024年のデータを反映させたい場合　→　（M6：AG6）が2024/〇/〇

となっている必要があります。

確認ができたので、次はこの年月日を更新していきます。

更新作業の手順

④（M6：AG6）を範囲指定（範囲指定すると、その箇所がグレーっぽい色になる）

⑤画面上部のリボンから、ホーム　＞　検索と選択　＞　置換　をクリック

⑥真ん中にポップ画面が表示

⑦ポップに以下の内容を入力　＋　クリック
　検索する文字列　に半角英数字で　2022　を入力
　置換後の文字列　に半角英数字で　2023　を入力
　→　すべて置換　クリック

⑧「31件を置換しました。」のメッセージが表示　＞　OK　をクリック　＞　閉じる　をクリック

⑨6行目M列をクリックして数式バーを確認　＞　2023/1/1　の表示を確認
※（M6：AG6）が　2022/〇/〇　→　2023/〇/〇　に置き換わっている

⑩上書き保存（フロッピーマーク　or　ファイル＞上書き保存）

⑪日額表エクセルを閉じて、Accessで「2023年1月」の日額表を出力

⑫2023年1月　のデータが反映されているのを確認

⑬他の月のシートも同様に置き換え作業
※確認の手順①のように　ローカルディスク（C:）からエクセルを開いて作業

以上が日額表の年度更新作業の内容です。もし何かご不明な点やご質問等がありましたら、ちえじんまでご連絡いただければと思います。