Access共有会#16/2023.12

システム（Access）を、現場で日々活用していただいているみなさま、ありがとうございます。Access共有会の内容を書き起こさせていただきましたので、各社さま振り返りにご活用ください。

※Access共有会（建設）は、CRC（クリエイティブリフォームサークル）の協力の元開発させていただいた工事管理システムを活用いただいている会社さまで、毎月1回zoomで集まって、社内の活用方法や工夫、独自の管理方法、などを共有しています。また、この場でちえじんからも、操作方法をはじめ、データベースの活用方法についてもお伝えさせていただいています。

お仕事の流れ（営業循環図）のなかで、気になっているところ、バタバタしているところなどをみんなで話し合いながら、その部分の作業の流れと、関わっている“構成要素”を明らかにしていきたいと思います。現状を“数値化”し、“望ましい”状態の“数字”を目標として決め、改善したい“構成要素”に働きかけて、成果を“数字”で表していければ利益づくりに役立ちます。みなさんが、“数字”という根拠をもとに、業務の改善をおこない利益づくりに役立ててもらえればと思います。

今回参加者さま：D工務店 T己さん、W工務店 Ｗ尾K奈さん、I工房 Ｉ江さん、ちえじん　計6名

トピックス（こんなこと、あんなこと）

▶前回教えてもらった契約伝票のハイパーリンクをつけてリンクを貼ったので資料がはやく見られるようになりました。今までは、どこのファイルにおいたのかを忘れてしまうことがあるので、便利になりました。

▶見積請求フォームで、原価を入力してから、粗利率から、売価を求めるプログラム修正の説明。

豆知識　11月の経営指標昨対をチェックしよう

12月のAccess共有会では、11月末で締めた原価を11月はじめに入力していただき11月10日ころまでには、完工分のデータができるようにして検証をおこないます。

みなさん、経営指標昨対の表を検証して、社長にコメント記入を依頼し、フォルダにアップを毎月お願いします。

表5.完工分のデータで、工事分類はあるが、請求金額が入っていない場合

請求金額がなく、確定原価で☑原価が入っているので、粗利率がマイナスで表示されますので、見つけた場合は、確認をお願いします。

表5.確定☑で、確定原価が0で、完工原価に金額が入っている場合

完工したデータで、確定に☑が入っていているにも関わらず、確定原価に数字が入っておらず、完工原価に金額入っている場合は、業者さんからの請求書を入力していないか、完工原価を使うのかを確認して、完工原価を使う場合は、確定☑を外してください。

データを活かそう！

契約伝票フォームにある、データ（工事ファイル）を使ってみられましたか？

▶まず、自分でやれるかどうかをサーバーにあるファイルとリンクしてつかってみましたが、まだ、社内で共有できていません。デジタルカメラで撮った写真をデジカメフォルダに入れて、そこにリンクを貼ってみました。

▶各現場（邸）ごとにフォルダがあるので、過去の工事とかもあるので、その工事のファイルに入れるようにしています。そこには、写真、見積、図面などが入っているので、その工事の全体がわかるようにリンクを貼っています。その邸の資料は見に行けるようにしています。社内会議で、契約伝票から各フォルダに見にいけることをみんなと共有しました。

▶設備機器を設置、納品したときに、保証書をお客さんにお渡しするのですが、無くされることがあるので、保証書を画像化して、案件ごとのファイルに入れて、こちらで確認できるようにしています。型番、製造年月日がわかるので、以前に、修理の案件でメーカーさんへの連絡がスムーズにいった経験があります。

パソコンなどの掃除

パソコン、サーバーなどはほこりや汚れが溜まると、動きが遅くなることがあります。CPUなどにほこりが付着すると熱を持つようになり、パフォーマンスが悪くなり、パソコンの動きが遅くなったり、ネットが切断してしまう原因になります。パソコンや置き型のハードディスクやサーバーのメッシュ状の穴が開いているところの誇りを掃除機で吸うなどしてきれいな状態にしておいてください。キーボードは、エアーダスターという機器の隙間に詰まったホコリを除去するものがありますので使うときれいになり、接触が良くなります。ただ、注意してほしいのは、ノートパソコンなのでメッシュになっているところを外からエアーダスターをするとホコリがなかに入ってしまうので、掃除機で吸い取ってください。

今後のAccess共有会について

▶経営指標昨対の検証について
経営指標昨対について、入力間違いないなどが少なくなってきたので、今回をもって終わりにしたいと思います。今後も各社さんで、前月の〆で10日くらいまでに原価入力を終えて、経営指標昨対を作成いただき、社長さんにコメントをお願いします。

▶これからについて
・以前にやっていた「受付日」から「契約日」までが何日かかっているかがわかるから、早めに現場調査に伺い、見積を早く出したりして、日にちの短縮にチャレンジしたりしたことがけっこう楽しくてモチベーションが上がっていました。毎月じゃなくても、毎回テーマを変えて、いろんな検証をしながら、それぞれの取組みの話をするのが楽しいと思います。

・先月教えてもらったハイパーリンクのように機能はあるけど、知らなくて使えてないものなどがまだあるんじゃないかなぁと思っていて、そういうところを教えてもらったらもっと便利に使えると思います。

・それぞれの業務のなかで、みんながどんな使い方をやっているというのを紹介することで、わかるのかもしれませんね。

・各社さんが、それぞれが工夫していろんな機能をつけられているので、それがわかればいいと思います。

・ガッツリ業務改善をするなら、各社さんそれぞれ特徴があるので、業務フローを作成して、この会で共有することがあれば、業務の削減に役立つと思います。

・マイクロソフトアクセスとマイクロソフトエクセルは、連携できるので、アクセスのデータをエクセルにエキスポートして、エクセルで会議の目的に合わせて加工することができます。また、エクセルのデータをアクセスにインポートすることもできます。

・アクセスを使って自社の強みを発見することができます。たとえば、粗利益が高い工事を調べたり、昨年対比で、粗利や件数などを比較することもできます。

・異なる業界ですが、固定費をアクセスに入力されているところありますし、入力したデータを会計ソフトへ流し込んで使われている会社さんもあります。

・アクセスで自社の強みを見つけていくこともいいなぁと思ったし、各自テーマを決めて分析していくのは面白そうだと思います。

・アクセスを共有する機会がないので、続けて他の会社さんのやり方を知ることができたり、自分たちの強みを見つけて知れたらいいなぁと思いました。

・数字だけではなくて、アクセスを使ってお客さんのこととか、いろんなことができるので、何をしようと決めたら、それに向けて使っていけると思いました。もっと活用したいなぁと思いました。

Q.一つのテーマに絞るか、それぞれがテーマを持ってやるとか。何か見たいデータはありますか？
A.個人的には受注日（契約日）から完工日までの日数とかみたい。アクセスを使っていて、自分はこうしているけど、他の人はどんな順番で使っているのかを知りたい。細かいことを言うと完工の☑をつけるタイミングなど、みんなで共有して改善していきたい。

A.テーマは一緒のほうがいいと思う。データの検証では、受付の件数が、多い月、少ない月があり、それがたまたまなのか、そうでないのか、波が結構多いので、何年か分のデータを見ながら気になるところです。さっきの完工☑のタイミングは、だれから教えられたこともなくやっているので、教えてもらえたらいいなぁと思います。

A.テーマについては一緒のほうがいいと思います。別の会社さんの話を聞きながら自分のところと比べることができて聞けるからわかりやすいと思いました。検証したいことは、一回工事をして、次までの期間がどれくらいあいているかとか、ランクによってそれがどれくらい違うのかとか、そういうのも見てみたいと思いました。

感想

・おかげで、アクセスの使い方もわかってきたんじゃないかなぁと思うし、今は使っていない機能でも大きな工事が来たら使おうとか準備が出来るのがありがたいので、出来ればこれからも続けていきたいと思っています。

・アクセスを使いはじめて1年くらいでだいぶと慣れてきたのですが、なんとなくさぐりさぐりで使っていたところがだいぶと理解できるようになってきて伝えるようになってきたと思います。またアクセスで母が今作っている経営関係の資料を出来れば作りたいなぁと、二重に入力することなく正しくデータを入力できるように引き続きやりたいと思います。

・アクセスのほうはちょっとずつ使い方を変えながらなのですが、社内でみんなで使えていないので、あんなことも使える、こんなことも使えるということをみんなと共有してデータを活かせるようにしていきたいと思います。

改善と削減

「改善」とは

何かをより良くするためのプロセスや行動を指します。
何かが本来の状態よりも効率的で効果的になるように変化させることを意味します。
改善は、品質、効率性、効果、または他の要素に対して行われることがあります。
例えば、プロセスの効率性を向上させたり、製品の品質を高めたりすることが考えられます。

改善は
“本来の状態”ということは、現状の状態が、変化した後の状態を知ることが求められる。
▶現状の状態を把握（数値化）した後、行動し、変化させた後の改善（数値化）が必要
▶目標や基準の数値化したものに対して、行動し、変化させた後の改善（数値化）が必要

「削減」とは

何かを減らすことを指します。これは通常、コスト、無駄、または不必要なものを削減することを意味します。例えば、コスト削減、無駄の削減、エネルギーの削減などが考えられます。

「改善と削減」とは

これらのアプローチはしばしば組み合わせて使用されます。例えば、改善を行いながら同時にコストを削減する方法を探したり、効率を向上させつつ廃棄物を削減する方法を模索したりすることがあります。改善と削減は、組織やプロセスの持続可能性や効率性を高めるための重要な戦略的手段です。

仮説ですが、
▶現状の状態（金額や時間、工数など数値化）を、どれだけ減らす（削減）ことができたか。
▶何かをより良くするための改善を数値化することで、金額や時間、工数などの削減になる。
このように考えることはできないのかなと思いました。