Access共有会#13/2023.09

システム（Access）を、現場で日々活用していただいているみなさま、ありがとうございます。Access共有会の内容を書き起こさせていただきましたので、各社さま振り返りにご活用ください。

※Access共有会（建設）は、CRC（クリエイティブリフォームサークル）の協力の元開発させていただいた工事管理システムを活用いただいている会社さまで、毎月1回zoomで集まって、社内の活用方法や工夫、独自の管理方法、などを共有しています。また、この場でちえじんからも、操作方法をはじめ、データベースの活用方法についてもお伝えさせていただいています。

お仕事の流れ（営業循環図）のなかで、気になっているところ、バタバタしているところなどをみんなで話し合いながら、その部分の作業の流れと、関わっている“構成要素”を明らかにしていきたいと思います。現状を“数値化”し、“望ましい”状態の“数字”を目標として決め、改善したい“構成要素”に働きかけて、成果を“数字”で表していければ利益づくりに役立ちます。みなさんが、“数字”という根拠をもとに、業務の改善をおこない利益づくりに役立ててもらえればと思います。

今回参加者さま：D工務店 T己さん、W工務店 Ｗ尾K奈さん、I工房 Ｉ江さん、ちえじん　計6名

トピックス（こんなこと、あんなこと）

職人さんへの依頼を今まで電話で済ませていたんですけど、Accessの見積請求フォームから出す注文書を送って、金額などの確認をおこなうようにし始めました。（T己さん）

Accessの見積請求フォームで、見積のテンプレートをつくって使いはじめました。（Ｗ尾K奈さん）

Q.どのような分類でつくり始めていますか？
A.トイレとか、浴室とか、クロスとか大まかにわけて、そのなかでパターンをわけています。トイレなら全面改装するパターンと、便座だけ交換するパターンという感じでつくっています。

Q.工事番号ごとに、トイレとか箇所別に発行されて、枝番でパターン別をつくられている感じですか。
A.はい、そうです。

Q.テンプレートで時短になっていますか
A.テンプレートをつくる前から、以前の工事の見積を引っ張り出して作っていましたので、あまり変わらないかもしれませんが、項目が並んでいるので、変更し忘れがなくなりました。

豆知識　8月の経営指標昨対をチェックしよう

9月のAccess共有会では、8月末で締めた原価を9月はじめに入力していただき9月10日ころまでには、完工分のデータができるようにして検証をおこないます。

表1.以前のデータが残っていた？！

表1.月別案件発生 発生源別で、今回は8月までのデータですが、11月のルート名3.○○に、1件ありました。今は8月なので11月にデータがあるのはおかしいです。間違って、11月の日付で受付伝票に入力したか、以前にエクセルに落としたものが残っていた可能性があります。前年同データは参考になりますので、入力間違いを確認したうえで、再度1～12月まで全部落とし切ってもらえると現状の正確なデータが表示されると思います。

表5.前年の粗利率と比較

表5.月別 完工件数・完工高・粗利 目標と実績では、完工☑のデータが、完工予定日の月で表示されます。業者さんからの請求書が入力され終わった完工原価または確定原価から、粗利実績に表示され、請求金額との計算から粗利率が表示されています。この表では、完工原価または確定原価入力が終わっているかがポイントになります。そのため前年粗利率と粗利率の開きがある場合、検証してほしいと思います。

①エクセルフォームの年度、月（上記の場合は2023年6月）を入れて、左の欄を開いて、上の部分でクエリを選んで、経営指標昨対4をWクリックしてください。

②経営指標昨対4の一覧が表示されますから、年から、2023年を選んでください。

③表5.の6月に表示されているデータが一覧で表示されますから、この場合は、確定☑、完工原価と確定原価を確認することができます。

表5.粗利率が異常に高い

表5.月別 完工件数・完工高・粗利 目標をみると、粗利率が、91.2％と高くなっていました。検証で、クエリ経営指標昨対4を開くと、工事番号2002199のレコードが確定☑で、確定原価が0になっていました。業者さんから届く請求書が入力されているテーブルを見にいくと1,525,035が入っていました。ご担当者さんに聞くと、請求入力フォームで、業者さんからの請求書を入力したあと、確定原価更新ボタンをクリックしているとのことでした。
原因は、完工☑の状態で、確定原価更新のボタンをクリックしていました。確定原価更新は、完工☑のレコードには働きませんので、完工☑を一旦外して、確定原価更新のクリックをお願いします。再度、完工に☑を入れるのも忘れないようお願いします。

①エクセルフォームの年度、月（上記の場合は2023年8月）を入れて、左の欄を開いて、上の部分でクエリを選んで、経営指標昨対4をWクリックしてください。

②経営指標昨対4の一覧が表示されますから、年から、2023年を選んでください。

③表5.の8月に表示されているデータが一覧で表示され、確定原価が0なのがわかりました。

④業者さんからの請求額を確認するため、請求明細業者テーブルを調べます。
　入力されていることがわかりました。
　確定原価更新ボタンを押されているということもわかりました。
⑤原因は、完工☑の状態で、完工原価更新を押しても確定原価更新に入らないからでした。
　完工☑の確定原価は、変更されないようにプログラムされています。
　なので、完工☑を一旦外して、確定原価更新のクリックをお願いします。
　再度、完工に☑を入れるのも忘れないでください。

表7.表8.の分類番号（規模別）のチェック方法

表7は、契約時の契約金額の規模を分類したものが表示されます。表8は、完工時の請求金額の規模を分類したものが表示されます。契約金額から、請求金額が変更になった場合など、工事分類番号を変更せずにそのままになっていたりする場合があります。経営指標を出力するまえに、契約一覧フォームや、完工一覧フォームでチェックしていだけるようお願いします。クエリでのチェック方法もありますが、一覧フォームのほうが簡単だと思います。

①メインフォームから、完工一覧フォームを開きます。
請求金額の右横に、工事分類番号と工事分類名を持ってくるとわかりやすいです。

②工事分類番号の右端の下向きの▼から、昇順並べ替えを選択してください。

③請求金額と工事分類番号、分類名を目で見ながらチェックができます。
・請求金額が15,000円ですが、工事分類は、2.修理3万円～10万円
・請求金額が165,000円ですが、工事分類は、2.修理3万円～10万円
になっているデータがみつかりました。
工事分類番号が異なっている場合は、ここで変更ができます。

④請求額を昇順に並び替えてチェックすることもできます。
・請求金額が24,300円ですが、工事分類は、2.修理3万円～10万円
・請求金額が25,000円ですが、工事分類は、2.修理3万円～10万円
になっているデータがみつかりました。
工事分類番号が異なっている場合は、ここで変更ができます。

工事分類番号（規模を分類する）はひとつしかありませんから、最終的には請求金額に合わせるようにお願いします。

経営指標昨対をクエリで検証

▶表1.「年度別　月別案件発生　発生源別」
　クエリ　経営指標昨対1
　説明は、 Access共有会#5 / 2023.01　をご覧ください

▶表2.「年度別　月別 全体・OB様・新規様 受注率」
　クエリ　経営指標昨対2
　説明は、Access共有会#6 / 2023.02　をご覧ください

▶表3.「年度別 月別 契約件数・契約金額・粗利 目標と実績」
　クエリ　経営指標昨対6
　説明は、 Access共有会#7 / 2023.03　をご覧ください

▶表4.「年度別　月別 OB様・新規様　契約件数・契約金額・粗利・平均単価」
　クエリ　経営指標昨対7
　説明は、Access共有会#8 / 2023.4　をご覧ください

▶表5.「年度別　月別　完工件数・完工高・粗利目標と実績」
　クエリ　経営指標昨対4
　説明は、Access共有会#9 / 2023.05　をご覧ください

▶表6.「年度別　月別　OB様・新規様　完工件数・完工高・粗利・平均単価」
　クエリ　経営指標昨対5
　説明は、Access共有会#10 / 2023.06　をご覧ください

▶表7.「年度別　月別 規模別 件数・契約金額・粗利益」
　クエリ　経営指標昨対7
　説明は、Access共有会#11 / 2023.07　をご覧ください

▶表8.「年度別　月別 規模別 件数・完工高・粗利益」
　クエリ　経営指標昨対5
　説明は、Access共有会#12 / 2023.08　をご覧ください